Clôture mensuelle
L'ensemble des tâches qu'une équipe comptable accomplit après chaque fin de mois pour que les livres soient complets, exacts et prêts pour les rapports.
En bref
- Étapes types : capter toutes les opérations, rapprocher les comptes, inscrire charges à payer et ajustements, réviser et produire les rapports.
- Beaucoup d'équipes visent une clôture en cinq jours ouvrables.
- La plupart des retards viennent de documents manquants et d'informations tardives, pas de la comptabilité elle-même.
La clôture mensuelle est le processus qui finalise les registres financiers d'un mois. Elle garantit que chaque opération est inscrite dans la bonne période, que chaque compte du bilan est justifié et que les états financiers sont fiables.
Les étapes types
- Séparation des périodes : s'assurer que toutes les ventes, tous les achats, toutes les dépenses et la paie du mois sont inscrits.
- Rapprochements : les comptes bancaires et de cartes, les comptes clients, les comptes fournisseurs et les autres comptes du bilan sont comparés aux pièces.
- Charges à payer et ajustements : inscrire les coûts engagés non facturés, amortir les charges payées d'avance, comptabiliser l'amortissement et reporter les produits au besoin.
- Intersociétés et consolidation : pour les groupes, concilier et éliminer les soldes entre entités.
- Révision : comparer les résultats au budget et aux périodes précédentes, et expliquer les variations inhabituelles.
- Rapports : produire les états financiers et les rapports de gestion, puis verrouiller la période.
Ce qui la ralentit
Les étapes comptables elles-mêmes sont généralement bien comprises. Les retards viennent d'en amont : des reçus que les employés n'ont pas soumis, des factures en attente d'approbation, des transactions de carte sans pièce, des flux bancaires jamais rapprochés pendant le mois. Les équipes qui clôturent vite font une bonne part du travail en continu, rapprochant et codant tout au long du mois, pour que la fin de mois serve à réviser plutôt qu'à collecter.
Exemple chiffré
De douze jours à cinq
Une entreprise de 90 personnes met 12 jours ouvrables à clôturer. L'essentiel du retard vient de la chasse aux reçus pour 400 transactions de carte et des approbations de factures tardives. En capturant les reçus au moment de l'achat et en rapprochant les cartes chaque semaine, elle ramène l'arriéré de fin de mois à une trentaine d'exceptions et clôture en cinq jours.