L'automatisation des comptes clients, sans courir après

C'est un logiciel qui s'occupe de tout ce qui se passe entre l'émission d'une facture et l'arrivée de l'argent : l'envoyer, relancer le client, lui offrir une façon simple de payer et inscrire le paiement contre la bonne facture. À la main, c'est une personne, un tableur et un rappel récurrent au calendrier, ce qui tient jusqu'à ce que le nombre de factures augmente. Dans Smartbills, Facturation monte et envoie chaque facture avec ses taxes et son PDF, et Comptes clients fait avancer les soldes ouverts par la suite.

Le délai moyen de recouvrement (DSO en anglais) est le nombre moyen de jours entre l'émission d'une facture et son paiement. Il compte parce qu'il touche directement le fonds de roulement : chaque jour de plus est un jour où votre argent finance vos clients. C'est aussi le chiffre sur lequel on juge habituellement une équipe de comptes clients, et c'est pourquoi Smartbills le suit en tendance plutôt qu'en chiffre mensuel unique.

Non. Le lien dans la facture sert d'accès : il n'affiche que les factures ouvertes de ce client, qui peut en régler une ou plusieurs sans s'inscrire. C'est voulu, parce qu'exiger une connexion est l'un des moyens les plus sûrs de retarder un paiement.

Oui. Vous fixez le calendrier, le libellé et l'escalade, qui peuvent varier selon le groupe de clients, puisqu'un compte stratégique et un petit solde en retard ne devraient pas recevoir le même message. Les relances s'arrêtent au paiement, même partiel, et personne n'est relancé pour de l'argent déjà envoyé.

Les comptes clients servent à se faire payer ; l'application de l'encaisse sert à reconnaître l'argent une fois qu'il est arrivé. Les comptes clients couvrent l'émission, la relance et le recouvrement, alors que l'application de l'encaisse lit l'avis de paiement, rapproche le paiement des bonnes factures et explique tout paiement insuffisant. Ce sont deux produits distincts parce qu'un seul paiement couvre souvent plusieurs factures, avec un avis qu'il faut interpréter.

Oui. Les factures, les clients et les paiements se synchronisent avec QuickBooks, Xero, Sage et NetSuite, et votre grand livre reste le système de référence. Smartbills gère l'émission, les relances et l'encaissement, et les écritures arrivent là où votre comptable les cherche déjà.

Le montant reçu est imputé et la facture reste ouverte pour le solde, les relances se poursuivant sur ce qui reste plutôt que sur le montant d'origine. Quand l'écart a une raison (un crédit, un litige ou une déduction), c'est l'application de l'encaisse qui l'identifie et l'impute.

Regardez comment les factures sont envoyées, si les rappels suivent un calendrier et un ton que vous contrôlez, si les clients peuvent payer par un lien sans créer de compte, et si le rapport d'âge montre qui appeler en premier. Chaque point raccourcit le délai entre la facture et le paiement.