Des approbations qui ne traînent pas
Vos seuils décident qui approuve quoi. L'approbateur voit la facture, le rapprochement, le budget et l'imputation ensemble, et ce qui traîne monte à la personne suivante.
Chaque facture fournisseur est lue, imputée et comparée à ce que vous avez commandé et reçu, et n'arrive à une personne que si quelque chose ne concorde pas.
Lue et imputée comme la dernière fois
Smartbills lit le fournisseur, la référence, les dates, le sous-total, les taxes et le détail des lignes dans un PDF, une numérisation ou un courriel. Il propose le compte de grand livre que votre équipe a utilisé la dernière fois pour ce fournisseur.
- Aucun modèle par fournisseur
- Doublons repérés avant l'acheminement
- Champs incertains signalés pour révision
Rapprochement à trois voies, ligne par ligne
Le bon de commande, le bon de réception et la facture sont comparés ligne par ligne. Quand les trois concordent, la facture passe. Sinon, l'approbateur voit l'écart : une livraison incomplète ou un prix au-dessus du bon de commande.
- Quantité, prix unitaire et total par ligne
- Des tolérances que vous fixez
- Rapprochement à deux voies sans bon de réception
Planifiée selon les conditions du fournisseur
Chaque fournisseur garde son mode de paiement (TEF, ACH, virement, chèque ou carte) et ses conditions. Les factures approuvées partent planifiées avec le mode, le montant et la date, prêtes à être libérées par votre banque.
Comptes fournisseurs : comment ça fonctionne
Les factures arrivent
Connectez la boîte Gmail ou Outlook où écrivent vos fournisseurs, déposez des fichiers ou laissez les fournisseurs les soumettre directement.
Lue et vérifiée
Chaque facture est lue, imputée selon l'historique du fournisseur et vérifiée contre les doublons.
Rapprochée et acheminée
Elle est comparée au bon de commande et au bon de réception, puis envoyée à la personne qui approuve ce montant.
Planifiée et comptabilisée
Les factures approuvées sont planifiées pour paiement et inscrites dans votre logiciel comptable avec l'original joint.
Pour aller plus loin
Voir tous les produits- ProduitRécupération de facturesLes factures qui n'existent que sur les portails fournisseurs, téléchargées selon un horaire et remises aux comptes fournisseurs pendant qu'il reste du temps pour les approuver.
- ProduitPaiement de facturesBientôt disponible : libérez les paiements fournisseurs approuvés en cycles planifiés dans Smartbills, la personne qui approuve restant distincte de celle qui paie.
- ProduitGestion des fournisseursGardez les conditions, formulaires fiscaux, certificats d'assurance, coordonnées bancaires et factures de chaque fournisseur sur une seule fiche, consultée par toute l'équipe.
FAQ
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
C'est un logiciel qui prend en charge le travail entre l'arrivée d'une facture et l'approbation du paiement : la lire, l'imputer aux comptes de grand livre, la rapprocher des bons de commande et de réception, acheminer les approbations et l'inscrire au grand livre. Dans Smartbills, il côtoie les reçus et la gestion des dépenses, et les factures fournisseurs et les dépenses par carte se rapprochent au même endroit.
Elle est la plus élevée pour les fournisseurs que vous payez souvent, parce que Smartbills apprend leur présentation et votre imputation à partir de votre propre historique. La première facture d'un nouveau fournisseur est celle qu'une personne vérifie encore, et Smartbills signale les champs incertains pour révision au lieu de les inscrire sans rien dire.
Le rapprochement à trois voies vérifie que le bon de commande, le bon de réception et la facture concordent sur les articles, les quantités et le prix avant le paiement. Il repère la surfacturation, les livraisons incomplètes et les doublons. Si vous n'enregistrez pas de bons de réception, un rapprochement à deux voies entre la facture et le bon de commande fait le même travail avec les documents que vous avez.
Oui. Smartbills vérifie le fournisseur, la référence et le montant à l'arrivée de chaque facture, et repère les quasi-doublons, comme une facture renvoyée sous une autre référence. La vérification se fait avant l'approbation : un doublon s'arrête dans la file au lieu de surgir lors d'un audit.
Chaque fiche fournisseur garde son mode de paiement (TEF, ACH, virement, chèque ou carte) et ses conditions. Les factures approuvées sont planifiées avec ce mode, ce montant et cette date, prêtes à être libérées par votre banque, et les factures en devises affichent le taux de change. Le paiement directement depuis Smartbills arrivera avec le paiement de factures, bientôt offert.
Smartbills s'intègre à QuickBooks, Xero et Sage avec une synchronisation bidirectionnelle : fournisseurs, comptes de grand livre, statut des factures et paiements concordent dans les deux systèmes, et votre logiciel comptable reste le système de référence. L'intégration NetSuite arrive bientôt.
Les comptes fournisseurs, c'est tout ce qui doit être vrai avant qu'un paiement soit sûr : capture, imputation, rapprochement, détection des doublons, approbation et planification. Le paiement de factures, c'est le paiement lui-même. Smartbills s'occupe des comptes fournisseurs aujourd'hui, et le paiement de factures arrive bientôt.
Quatre choses : comment les factures arrivent (courriel, téléversement ou portail fournisseur), si les lignes sont rapprochées du bon de commande et du bon de réception, comment les approbations sont acheminées et relancées, et si les écritures sont inscrites dans votre logiciel comptable avec la facture jointe. Smartbills couvre les quatre.
Get started
Voyez vos propres factures imputées et rapprochées.
Apportez un lot de factures fournisseurs de la semaine dernière et nous les ferons passer par la lecture, l'imputation et le rapprochement à trois voies pendant la démo.