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Le paiement des factures fournisseurs, en cycles planifiés

Le paiement de factures d'entreprise qui prend le relais après l'approbation. Les factures entrent dans un cycle de paiement planifié, les coordonnées du fournisseur sont à sa fiche, et une deuxième personne libère l'argent.

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Une propriétaire d'entreprise travaille sur son portable, des factures à côté

Paiement de factures libérera les paiements fournisseurs planifiés depuis Smartbills, sur la même piste de vérification que l'approbation.

Voyez tout le cycle avant de le libérer

Avant que quoi que ce soit bouge, un seul écran affiche les factures retenues, le total du cycle, le mode de paiement de chaque fournisseur et le solde qui vous restera. Vous révisez le cycle en bloc plutôt que d'approuver les paiements un par un.

  • Chaque facture du cycle avec son fournisseur, son montant et son mode
  • Le solde restant affiché avant la libération, pas après
  • Prévu : la libération des paiements n'est pas activée aujourd'hui

Des cycles de paiement de factures selon votre horaire

Prévoyez un cycle hebdomadaire pour ce qui échoit dans les sept jours, un cycle de fin de mois pour tout ce qui est approuvé, et des cycles sur demande quand quelque chose ne peut pas attendre. Si un fournisseur offre un escompte pour paiement rapide, le cycle est conçu pour en profiter.

  • Cycles récurrents à votre rythme, en plus des cycles sur demande
  • Factures retenues selon l'échéance, le fournisseur ou l'état d'approbation
  • Conçu pour payer tôt partout où un escompte s'applique

L'approbateur n'est jamais le payeur

La libération d'un paiement sera un geste à part, confié à une autre personne que celle qui a approuvé la facture. C'est le premier contrôle qu'un vérificateur examine, et il fait donc partie de la conception depuis le début.

Chaque fournisseur payé comme il l'a demandé

Le mode de paiement d'un fournisseur (TEF, virement, chèque ou carte) et ses conditions sont réglés une seule fois à sa fiche, et chaque cycle s'y conforme. Une fin de mois pressée n'envoie donc plus d'argent par le mauvais canal.

Paiement de factures : comment ça fonctionne

  1. Approuvez la facture

    Les comptes fournisseurs la saisissent, l'imputent, la rapprochent du bon de commande et l'acheminent selon vos règles d'approbation.

  2. Ajoutez-la à un lot de paiement

    Les factures approuvées entrent dans un lot planifié ou immédiat, avec le mode de paiement déjà inscrit au dossier de chaque fournisseur.

  3. Une autre personne la libère

    Libérer un paiement est une permission distincte : la personne qui a approuvé une facture ne peut pas aussi envoyer l'argent.

  4. Inscrit et comptabilisé

    Le résultat est consigné sur la facture et comptabilisé dans votre grand livre, prêt pour la conciliation.

Pour aller plus loin

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FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

Un logiciel de paiement de factures règle les factures fournisseurs que vous avez approuvées : vous choisissez quoi payer et quand, vous libérez le cycle de paiement, et chaque fournisseur est payé comme il l'a demandé. Paiement de factures de Smartbills, offert bientôt, sépare aussi la personne qui approuve de celle qui paie.

Non. Paiement de factures n'est pas encore offert et n'a pas de date de lancement publique. Cette page décrit la façon dont nous prévoyons qu'il fonctionne, pour que les équipes qui évaluent Smartbills sachent ce qui s'en vient et puissent nous dire si ça correspond à leur manière de payer leurs fournisseurs.

Vous libérez le paiement par votre propre banque, et Smartbills s'occupe de tout ce qui vient avant. Le module Comptes fournisseurs mène la facture de son arrivée à la saisie, au codage, au rapprochement à trois voies et à l'approbation, puis produit un paiement planifié dont le fournisseur, le montant, le mode et la date sont déjà fixés. Une fois le paiement fait, son statut est inscrit sur la facture.

Aucune date n'est publiée pour l'instant. Les réseaux de paiement exigent un travail réglementaire et bancaire dont nous ne contrôlons pas entièrement le calendrier, et nous préférons vous donner une réponse honnête plutôt qu'une date que nous pourrions rater. Inscrivez-vous à la liste d'attente et nous communiquerons avec vous avant l'ouverture.

Inscrivez-vous à la liste d'attente. L'accès ouvrira à quelques clients à la fois, en priorité pour les équipes qui utilisent déjà les comptes fournisseurs dans Smartbills, puisque le produit donne sa pleine valeur quand la facture est déjà saisie, rapprochée et approuvée dans le même système.

Oui. Séparer la personne qui approuve une facture de celle qui en libère le paiement est une exigence de conception plutôt qu'un réglage, parce que c'est le premier contrôle qu'un vérificateur examine. Quand cette séparation est ajoutée après coup sous forme d'option, la plupart des clients finissent par la laisser désactivée.

Le paiement de factures, c'est le décaissement lui-même : retenir les factures approuvées, les regrouper en cycle et libérer l'argent. Les comptes fournisseurs couvrent tout ce qui doit être en ordre avant, de la lecture et du codage du document jusqu'au rapprochement avec la commande et aux approbations requises. Ce sont deux produits distincts parce que les comptes fournisseurs sont utiles à eux seuls.

Non. La majeure partie du travail de paiement des fournisseurs se fait avant le décaissement, et cette partie est offerte aujourd'hui : attendre ne fait que repousser les plus gros gains de temps. Les équipes commencent habituellement par les comptes fournisseurs, continuent de payer par leur banque, puis transfèrent la dernière étape quand Paiement de factures devient accessible.

Get started

Soyez sur la liste le jour où Paiement de factures ouvre.

Les premières places vont aux équipes qui utilisent déjà les comptes fournisseurs dans Smartbills.

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