Aller au contenu principal
Économisez 30 % sur votre première année

Capture automatisée des factures des portails fournisseurs

Smartbills se connecte à vos comptes de fournisseurs, de services publics, de logiciels, de magasins et de voyage quand chaque facture paraît, la télécharge et la classe imputée. Les identifiants restent dans un coffre géré.

Des mains tiennent une facture de fournisseur à un bureau

La récupération de factures se connecte au portail de chaque fournisseur, télécharge la facture et la remet aux comptes fournisseurs avant l'échéance.

Les factures qui n'existent que derrière une connexion

Reliez une fois un compte de services publics, de télécom, d'infonuagique ou de logiciel, une carte d'essence ou un portail fournisseur, et sa facture vous arrive à chaque cycle sans que personne ait à penser à la chercher.

  • Branchez vos comptes de services publics, de télécoms, de logiciels, de carburant et de fournisseurs
  • Voyez l'état de la connexion et la dernière récupération réussie de chaque compte
  • Une connexion qui cesse de fonctionner devient une tâche à régler

Gestion des factures de services publics pour chaque établissement

Chaque compte d'électricité, de gaz et d'eau est relié une seule fois : une entreprise de dix établissements reçoit ses dix factures chaque mois sans que personne se connecte dix fois. Chaque facture est lue et imputée comme ce compte l'a été le mois précédent.

  • Comptes d'électricité, de gaz et d'eau, chacun relié une seule fois
  • Les factures de tous les établissements dans une seule file des comptes fournisseurs
  • Même imputation au grand livre que la dernière facture de ce compte

Des identifiants que personne ne se passe

Les identifiants sont chiffrés dès la saisie et utilisés par la plateforme sans jamais être réaffichés à qui que ce soit. L'authentification multifacteur fonctionne là où un fournisseur l'exige, et un rappel arrive avant l'expiration d'un mot de passe.

Chaque fournisseur sur son propre cycle

Un compte mensuel est vérifié chaque mois, vers le jour où son relevé paraît d'habitude, ce qui vous laisse tout le délai que ce fournisseur accorde. Une tentative ratée est reprise, et si le portail a vraiment changé, quelqu'un de votre équipe est averti.

La capture de factures, du PDF du portail à la facture imputée

Smartbills lit le relevé téléchargé en fournisseur, numéro de compte, date du relevé, date d'échéance, montant et compte du grand livre ; à partir de là, la facture est traitée comme toutes les autres dans le système.

Récupération de factures : comment ça fonctionne

  1. Branchez un compte fournisseur

    Ajoutez l'identifiant que vous utilisez sur le portail du fournisseur. Il est chiffré dès la saisie et n'est plus jamais affiché.

  2. Vérifié selon l'horaire

    Chaque compte est vérifié vers le jour où son relevé paraît habituellement.

  3. Téléchargée et lue

    La facture est récupérée et lue : fournisseur, compte, dates, montant, taxes et compte de grand livre.

  4. Prête à approuver

    Elle arrive dans les comptes fournisseurs comme n'importe quelle facture, avec le temps de l'approuver et de la payer avant l'échéance.

Chaque nouvelle facture, de chaque fournisseur d'énergie et de chaque compte

Connectez une fois un compte d'énergie, de télécom, de logiciel ou de magasin, d'Hydro-Québec à Bell, et Smartbills récupère chaque nouvelle facture selon le cycle de ce compte. Les guides montrent où chacun garde ses factures.

Voir tous les guides

Pour aller plus loin

Voir tous les produits

FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

La capture de factures consiste à faire entrer la facture d'un fournisseur dans votre système de comptes fournisseurs et à la lire en champs (fournisseur, date, montant, taxes) sans que personne ne la tape. La récupération de factures couvre celles qui n'arrivent jamais par courriel : Smartbills se connecte au portail du fournisseur, télécharge la facture et la lit.

La récupération de factures est le téléchargement automatique des factures qu'un fournisseur ne vous envoie jamais par courriel, celles qui dorment derrière une connexion sur son portail. Au lieu de compter sur quelqu'un pour télécharger la facture d'électricité chaque mois, le logiciel garde les identifiants, visite le portail selon le cycle de facturation et récupère le relevé le jour où il paraît.

Le sens et le moment. Le commerçant vous envoie le reçu numérique au moment où vous payez, alors que la facture récupérée est tirée du portail du fournisseur avant que vous ayez payé, parce que ce fournisseur n'envoie rien. Les deux fonctionnent différemment et arrivent à des moments différents, et la plupart des équipes des finances ont besoin des deux.

Oui. La récupération de factures, c'est la façon dont la facture entre ; les comptes fournisseurs, c'est ce qui lui arrive ensuite (imputation, rapprochement avec le bon de commande, acheminement pour approbation et paiement). Sans récupération, une facture qui n'existe que sur un portail n'entre aux comptes fournisseurs que le jour où quelqu'un constate le retard.

Ceux qui vous obligent à vous connecter pour obtenir la facture : électricité, gaz et eau, télécoms, infonuagique et logiciels, cartes de carburant et portails fournisseurs. La couverture varie selon la région et le fournisseur, puisqu'il s'agit d'une liste de comptes pris en charge et non de quelque chose qui fonctionne sur n'importe quel site. Dites-nous quels comptes comptent pour vous et nous vous dirons où chacun en est.

Vos identifiants sont chiffrés au repos et ne sont plus jamais affichés une fois saisis ; la plateforme les utilise sans les montrer à qui que ce soit. L'authentification multifacteur est prise en charge là où le fournisseur l'offre. Si votre politique interdit qu'un tiers détienne des identifiants de portail, ce produit ne vous conviendra pas.

Smartbills fait une nouvelle tentative, et si l'accès reste impossible, le compte est signalé comme nécessitant une intervention et quelqu'un en est averti. Un mot de passe changé, de nouvelles conditions à accepter ou un portail refait peuvent chacun bloquer une récupération. L'échec qui coûte vraiment de l'argent, c'est la facture qui cesse d'arriver sans bruit ; c'est pourquoi une connexion brisée est affichée au lieu de passer inaperçue.

Cela dépend du fournisseur, car le délai entre la publication d'une facture et son échéance varie selon le fournisseur et la région. Smartbills cale chaque récupération sur la date de publication plutôt que sur l'échéance, ce qui vous donne tout le délai que le compte accorde au lieu de découvrir la facture le jour même.

Get started

Dites-nous à quels portails votre équipe se connecte chaque mois

On vous montrera lesquels de ces comptes Smartbills peut relier, et comment chaque facture arriverait aux comptes fournisseurs avec du temps pour l'approuver.

Réserver une démo