Les documents sont là avant la fin de mois
Les reçus de point de vente arrivent au paiement et la capture par boîte courriel ramasse ceux envoyés par courriel. La course habituelle de fin de mois devient un flux que vous révisez.
Automatisation comptable
Codifier les transactions bancaires à partir du reçu
Une ligne du flux bancaire donne un montant, une date et le libellé du terminal. Smartbills y joint le reçu détaillé du commerçant, pour codifier l'écriture selon ce qui a été acheté.
Smartbills impute les transactions bancaires à partir du reçu détaillé plutôt que du libellé, et chaque champ indique s'il a été lu ou déduit.
Transaction enrichieSource : reçu
Descripteur brutBUREAU EN GROS #0142 MONTREAL QC • 182,09 $
CommerçantBureau en Gros / Staples Canada ULC
Emplacement3400, rue Jean-Talon Ouest, Montréal QC / succursale 0142
Lignes d'achat2 x Cartouche de toner 54,99, 1 x Papier copie, caisse 38,49, 1 x Lampe de bureau 9,90
TaxesTPS 7,92, TVQ 15,80 / ventilées par ligne
PourboireAucun sur ce reçu
Mode de paiementMastercard 2290 / puce
Confiance1,00 / source : reçu
Source : reçuProvenance par champ
Des catégories qui tiennent encore au prochain trimestre
Le commerçant est identifié avant le choix de la catégorie, et la catégorie appartient à l'entreprise plutôt qu'au libellé. Quand nous améliorons la taxonomie, le changement s'applique pour la suite et ne réécrit jamais les livres d'un client.
- Taxonomie stable, améliorations appliquées pour la suite
- Code MCC inclus, et une taxonomie qui tient si le MCC est faux
- Virements, frais, remboursements et annulations exclus des dépenses
Réclamer la taxe de vente à partir du reçu même
Les taxes arrivent ventilées comme le point de vente les a enregistrées (par ligne, quand le commerçant les enregistre par ligne) et chaque demande est appuyée par un document que vous avez déjà.
- Montants de taxe lus sur le reçu, jamais recalculés
- Document d'origine conservé et lié pour l'audit
- Paniers à taux multiples ventilés ligne par ligne
Pourquoi les équipes changent
Une imputation et des taxes tirées d'un total, c'est deviner.
Le même fournisseur se retrouve dans trois comptes différents en une seule année.
Smartbills détermine de quelle entreprise il s'agit avant de choisir une catégorie, puis rattache la catégorie à cette entreprise plutôt qu'au libellé. Les transactions du trimestre suivant tombent donc dans le même compte.
Nous reconstituons les CTI en appliquant un taux au total, en espérant que ça tienne.
La TPS/TVH et la TVQ arrivent déjà ventilées comme le point de vente les a enregistrées, avec le document original joint. La demande de CTI et de RTI repose donc sur une pièce que vous avez déjà, et non sur un calcul.
La première semaine de la fin de mois passe à courir après des documents qui existaient déjà quelque part.
Le point de vente envoie le reçu au moment du paiement et la capture par boîte courriel récupère le reste, donc les documents sont joints avant le début de la fin de mois.
L'API, vers votre grand livre
Deux façons de le déployer, sur les mêmes données de reçu : comptabilisez l'écriture codée depuis votre grand livre, ou laissez vos utilisateurs ouvrir le reçu dans votre produit.
Envoyez la transaction
Libellé, montant et horodatage. Rien sur la personne qui a payé.
Le reçu d'abord
Quand un commerçant du réseau a émis le reçu, les lignes d'articles et les taxes viennent directement de la vente.
Nous imputons l'écriture
Catégorie et ventilation des taxes, virements et frais séparés, et chaque champ indique sa source.
Vous la comptabilisez
Votre plan comptable, vos règles et votre propre seuil pour ce qui passe sans révision.
Le reçu intégré, rien à développer
Intégrez le composant
La pièce d'origine s'ouvre depuis n'importe quelle ligne de votre grand livre ou de votre flux bancaire.
Branchez la boîte courriel
Votre client autorise une seule fois, et les factures reçues par courriel rejoignent les reçus de point de vente dans le même flux.
Les pièces avant la fermeture
Rapprochées, jointes et conservées. La fin de mois devient une révision, pas une chasse.
Les pièces en retard rattrapent
Quand un reçu arrive après le relevé, un webhook réimpute l'écriture.
Les produits qui font le travail.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Enrichissement des transactions
Faites d'un libellé de carte un commerce que votre client reconnaît, avec logo, adresse et catégorie, et le reçu détaillé quand le commerçant nous l'a envoyé.
Automatisation comptable
Logiciel d'automatisation comptable qui impute vos transactions et enregistre les écritures dans votre logiciel comptable le jour même.
Reçus intégrés
Des reçus détaillés tirés du point de vente du commerçant, affichés dans votre propre application sous la transaction correspondante. Pour les banques, les fintechs, les détaillants et toute appli bâtie sur l'API.
FAQ
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
Une API de catégorisation vous donne un champ, et ce champ ne vaut que ce que valent ceux qui sont en dessous. Smartbills détermine d'abord de quelle entreprise précise il s'agit et à quel emplacement, puis rattache la catégorie à cette entreprise. Pour les commerçants de notre réseau, il n'y a aucune chaîne à classer, puisque nous avons le reçu.
Elle est résolue de la façon habituelle, par l'analyse du libellé contre un corpus et un modèle, et la réponse l'indique. La provenance est fournie pour chaque champ avec un indice de confiance sur lequel vous pouvez fixer des seuils. Une écriture codifiée à partir d'un document se distingue toujours d'une écriture codifiée à partir d'une estimation.
Non. Les améliorations s'appliquent uniquement pour la suite. Une reclassification qui déplace discrètement le café de l'an dernier vers un autre compte, c'est un problème de rapprochement déguisé en mise à niveau. La taxonomie est donc versionnée et les périodes fermées conservent la codification avec laquelle elles ont été fermées.
Oui. Le reçu est conservé et lié à la transaction. L'écriture, le montant et la pièce justificative forment un seul enregistrement au lieu de trois systèmes qu'un auditeur doit rapprocher à la main.
Dans leur région. Les données canadiennes résident au Canada et les données européennes restent en Europe. L'enrichissement n'a besoin que du libellé, du montant et de l'horodatage, et il ne reçoit jamais l'identité du titulaire de la carte.
Get started
Codifiez l'écriture à partir du document
Envoyez-nous un historique de transactions et nous vous dirons combien correspondent à un vrai reçu avant que vous écriviez une seule ligne de code.