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Un logiciel de gestion des fournisseurs, une fiche pour chacun

Un logiciel de gestion des fournisseurs qui garde les conditions, les formulaires fiscaux, les certificats d'assurance, les coordonnées bancaires et les factures sur la fiche de chaque fournisseur.

Un livreur remet une commande à une cliente souriante à la porte

Les conditions, les documents, les coordonnées bancaires et les paiements de chaque fournisseur sont réunis sur une seule fiche dans Smartbills.

La gestion des fournisseurs dans une seule fiche pour toute l'entreprise

Raison sociale, nom commercial, numéro de taxe, adresses, personnes-ressources, conditions de paiement, statut privilégié et coordonnées bancaires sont tous sur la fiche du fournisseur. Quand ses conditions changent, vous les modifiez une fois, et chaque commande, facture et paiement qui suit applique les nouvelles.

  • Conditions, statut privilégié et catégorie sur chaque fiche fournisseur
  • Détection des doublons par nom, numéro de taxe et coordonnées bancaires
  • La même fiche pour les commandes, les factures et les paiements

Des documents fournisseurs qu'on retrouve

Certificats d'assurance, formulaires d'inscription aux taxes, ententes-cadres signées et tout ce que votre secteur exige sont classés dans le dossier du fournisseur. La prochaine demande du vérificateur ne commence donc plus par une recherche dans une boîte de courriel.

  • Un dossier géré pour chaque fournisseur
  • Certificats, formulaires fiscaux et ententes classés avec le fournisseur
  • Chaque document classé là où la prochaine personne le cherchera

Les renseignements du fournisseur avant sa première facture

Envoyez un lien à vos fournisseurs pour qu'ils transmettent eux-mêmes leurs renseignements, leurs formulaires fiscaux et leurs coordonnées bancaires. Révisez et approuvez le tout au même endroit, avant l'arrivée de leur première facture.

Toutes les factures sur la fiche du fournisseur

Voyez chaque facture et chaque reçu d'un fournisseur au même endroit, avec le montant, le statut et l'historique de paiement. Comparez les factures d'un mois à l'autre et sachez exactement ce qui est payé et ce qui reste à payer.

Gestion des fournisseurs : comment ça fonctionne

  1. Le fournisseur remplit sa fiche

    Un seul lien d'accueil recueille les informations légales, formulaires fiscaux, coordonnées bancaires et certificats auprès de ceux qui les détiennent.

  2. Les finances approuvent une fois

    La fiche est approuvée avant tout bon de commande ou paiement, et c'est là que les doublons sont repérés.

  3. Tout part de cette fiche

    Les bons de commande prennent ses conditions, les factures y sont rapprochées et les paiements utilisent ses coordonnées bancaires. Personne ne saisit un fournisseur deux fois.

  4. Un seul endroit par fournisseur

    Certificats, ententes et chaque facture sont classés sur la fiche du fournisseur, le premier endroit où chercher quand une question se pose.

Pour aller plus loin

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FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

Un logiciel de gestion des fournisseurs tient une fiche de référence unique pour chaque fournisseur, que le reste de votre travail financier consulte. Cette fiche contient les renseignements légaux et fiscaux, les conditions de paiement, les coordonnées bancaires, les documents exigés et l'historique complet des factures. Dans Smartbills, les comptes fournisseurs codent et rapprochent les factures à partir d'elle, les approbations s'acheminent grâce à elle, et Paiement de factures s'en servira pour savoir comment payer chaque fournisseur.

Oui, et c'est ainsi que nous nous attendons à ce que la plupart des équipes l'utilisent. Quand le fournisseur saisit lui-même ses coordonnées bancaires et téléverse son formulaire fiscal, vous éliminez l'étape où un commis retape un PDF reçu par courriel, précisément celle que visent la plupart des tentatives de fraude. C'est aussi plus rapide pour tout le monde.

Smartbills signale les doublons probables selon le nom, le numéro de taxe et les coordonnées bancaires pour que vous puissiez les fusionner, puis bloque les nouveaux à la saisie. La fusion conserve l'historique des deux fiches, de sorte que les dépenses déjà inscrites de part et d'autre ne sont pas perdues.

Oui. Les fournisseurs se synchronisent avec QuickBooks, Xero et NetSuite, donc la liste des bénéficiaires de votre grand livre et celle des fournisseurs dans Smartbills ne font qu'une. Vous décidez une fois pour toutes quel système a le dernier mot pour chaque champ.

Oui. Vous pouvez empêcher un fournisseur de recevoir des commandes ou des paiements tant que les documents exigés ne sont pas au dossier, ce qui évite de payer quelqu'un avant d'avoir obtenu son formulaire fiscal ou son certificat d'assurance.

Oui. Bien des équipes commencent par là pour sortir l'information sur leurs fournisseurs d'un chiffrier et leurs certificats d'une boîte de courriel, puis ajoutent l'automatisation des comptes fournisseurs une fois les fiches propres.

Vérifiez que chaque fournisseur a une seule fiche avec ses conditions, ses formulaires fiscaux, ses assurances et ses coordonnées bancaires, que les fournisseurs peuvent tenir leurs coordonnées à jour, que des documents peuvent être exigés avant tout paiement, et que la fiche se synchronise avec votre système comptable. Ce sont les points qui évitent de payer le mauvais fournisseur ou le mauvais compte.

Get started

Sortez vos fournisseurs du tableur.

Donnez à chaque fournisseur une fiche qui réunit les conditions, les documents et les factures qui déterminent ce que vous lui devez.

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