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Smartbills vs Expensify

Expensify lit la photo qu'un employé a prise de son reçu. Smartbills reçoit le reçu détaillé du commerçant au moment du paiement, alors il n'y a aucune photo à réclamer.

En bref

Smartbills et Expensify, en un écran

Expensify est l'un des outils de gestion des dépenses les plus connus, et tout y commence par une photo : l'employé prend le reçu en photo, SmartScan le lit par OCR et le résultat devient une ligne dans une note de frais. Son parc installé est vaste, son application mobile est familière et il émet sa propre carte, si bien que la plupart des recrues en finance l'ont déjà utilisé quelque part.

Smartbills

Idéal pour

Les équipes qui veulent que chaque reçu arrive du commerçant en données détaillées, pour ne plus passer la fin du mois à courir après des bouts de papier que personne n'a gardés.

Là où il est plus fort

  • Les reçus arrivent en données structurées, donc le détail des lignes est exact au lieu d'être deviné.
  • La saisie ne dépend pas de la mémoire de qui que ce soit.
  • Si vous vendez aussi au grand public, le même reçu alimente fidélité et paiement à table.
  • Les lignes donnant droit à un remboursement de taxes se repèrent sans lire d'image.

Expensify

Idéal pour

Choisissez Expensify si votre équipe roule déjà sur ses notes de frais et tient à un circuit soumission-approbation connu, bien soutenu, qu'elle n'aura pas à réapprendre.

Là où il est plus fort

  • Un parc installé bien plus vaste, et un circuit que la plupart des recrues en finance ont déjà utilisé.
  • Gestion mature des déplacements et des per diem, construite sur plus d'une décennie.
  • Un catalogue d'intégrations très étendu, y compris des systèmes que nous ne connectons pas encore.
  • Une photo de reçu fonctionne chez n'importe quel commerçant, même hors de tout réseau.

Chaque comparatif de ce site nomme ce que l'autre produit fait mieux. Si nous n'avions rien trouvé, nous n'aurions pas publié la page.

Côte à côte

Smartbills et Expensify, fonction par fonction

Ce sont des différences de structure, pas des cases cochées dans une grille de forfaits. Les fonctions évoluent, alors vérifiez la documentation de l'éditeur avant de trancher sur une seule ligne.

D'où vient le reçu

La différence de fond; la plupart des lignes suivantes en découlent.

SmartbillsÉmis par le commerçant au paiement, en données
ExpensifyPhotographié par l'employé, puis lu par OCR

Le détail des lignes, pas juste le total

SmartbillsChaque ligne, telle que la caisse l'a enregistrée
ExpensifyExtraite de l'image lorsqu'elle est lisible

Ce qui arrive quand le papier est perdu

Un reçu réseau existe que le papier ait été conservé ou non.

Smartbills
Expensify—

Des cartes pour payer sur le terrain

SmartbillsCartes d'entreprise et virtuelles
ExpensifyExpensify Card

Approbations et règles de dépense

Smartbills
Expensify

Compatibilité avec votre système comptable

SmartbillsQuickBooks, Xero, Sage et autres
ExpensifyQuickBooks, Xero, NetSuite et autres

Une application pour la personne qui reçoit le reçu

SmartbillsPortefeuille, garanties, abonnements, partage d'addition
ExpensifyCentré sur la note de frais

Ce que le même reçu apporte à un commerçant

Pertinent seulement si vous vendez aussi au grand public.

SmartbillsFidélité, paiement à table, activation client
Expensify—

Passer de Expensify à Smartbills

Rien ici n'exige de tout basculer d'un coup. La plupart des équipes utilisent les deux outils pendant un cycle et comparent les taux de capture avant de fermer l'ancien.

  1. Exportez votre historique

    Expensify exporte vos rapports et images de reçus. Gardez cette archive pour les années passées. Smartbills n'a besoin d'aucune migration pour commencer.

  2. Branchez votre comptabilité

    Reliez Smartbills au grand livre que vous utilisez déjà et associez les catégories une fois. Les reçus imputés y passent ensuite.

  3. Faites rouler les deux un cycle

    Saisissez en parallèle pendant un mois, puis comptez les transactions avec un reçu détaillé avant de faire sortir qui que ce soit d'Expensify.

  4. Déplacez d'abord les cartes actives

    Remettez des cartes Smartbills aux équipes qui ont le plus de reçus, et laissez le reste tant que les chiffres ne le justifient pas.

FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

C'est l'étape de saisie qui diffère. Chez un commerçant connecté, Smartbills reçoit le reçu détaillé en données au moment du paiement, alors qu'Expensify part d'une photo lue par SmartScan. Ensuite, approbations, codage et synchronisation comptable fonctionnent à peu près de la même façon des deux côtés.

Vous photographiez le reçu comme aujourd'hui, et Smartbills en extrait les détails. La couverture du réseau améliore les choses là où elle existe, mais vous n'en avez pas besoin pour utiliser Smartbills.

Oui. Expensify exporte les rapports et les images de reçus, et cette archive vous appartient. Smartbills n'a pas besoin qu'elle soit importée, alors vous pouvez la garder simplement comme historique.

Non, même si la couverture est la plus forte dans le commerce de détail, l'hôtellerie-restauration et le carburant, d'où vient la majorité des reçus d'employés. Les achats de bureau et en ligne sont captés à partir des reçus reçus par courriel et des flux de cartes.

Oui, y compris des cartes virtuelles à usage unique pour les abonnements et les fournisseurs ponctuels. Vous pouvez aussi garder vos cartes actuelles, puisque la saisie lit le flux de cartes de toute façon.

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