Une piste d'audit qui résiste au roulement de personnel
La demande, les approbations, la facture et le paiement restent liés. Retrouver un achat précis d'il y a trois ans se fait par une recherche, sans fouiller des boîtes d'archives.
Smartbills saisit la demande, l'approbation et la facture dans un seul dossier lié, avec le service et les pièces justificatives dès le départ.
Chaque demande indique son service
Une demande d'achat précise le service, le fournisseur et le budget dans lequel elle puisera, donc l'approbateur sait ce qu'il restera avant de dire oui.
- Service, fournisseur, montant et motif sur un seul écran
- Budget restant affiché avant l'approbation
- Acheminement établi à partir de la demande elle-même
Des budgets de service qui incluent les engagements
Le budget de chaque service tient compte des demandes approuvées et des commandes ouvertes en plus des factures reçues. Le chiffre reflète donc ce qui est engagé, et pas seulement ce qui est facturé.
- Les engagements incluent les bons de commande ouverts
- Suivi par service, par période et par projet
- Des alertes avant que la limite soit atteinte
Pourquoi les équipes changent
Personne ne sait à quel service la dépense appartient.
La radiologie et la cardiologie commandent chez le même fournisseur, et en fin de mois personne ne sait à quel service la dépense revient vraiment.
Chaque demande porte le service qui l'a faite et puise dans le budget de ce service. La répartition de fin de mois est donc faite avant même la fin du mois.
Un auditeur demande des précisions sur un achat d'il y a trois ans, et la demande, l'approbation et la facture sont à trois endroits différents.
La demande, l'approbation, la facture et le paiement restent liés dans un seul dossier consultable. Retrouver un achat de trois ans prend une recherche, là où il fallait une semaine.
Les approbations d'achat se font par courriel, et quand on demande qui a autorisé une grosse commande, personne n'a de réponse claire.
Les demandes sont acheminées selon le montant et le service, et toute la chaîne d'approbation reste jointe à la commande pour quiconque la demandera plus tard.
Les produits qui font le travail.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Comptes fournisseurs
Automatisation des comptes fournisseurs : chaque facture est lue, imputée et rapprochée du bon de commande avant qu'on vous demande d'approuver le paiement.
Gestion des dépenses
Saisissez les reçus, catégorisez les dépenses et vérifiez la conformité à la politique dès qu'elles sont soumises.
FAQ
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
L'automatisation des comptes fournisseurs en santé lit les factures des fournisseurs d'un hôpital, d'une clinique ou d'un cabinet, les rapproche du bon de commande et de la réception, et les achemine pour approbation au service qui a fait la demande. Smartbills garde la demande, l'approbation et la facture liées sur une seule fiche pour l'audit.
Oui, et c'est ainsi que la plupart des établissements de santé fonctionnent. Chaque service gère son propre budget, les demandes puisent dans le budget du service qui les a faites et l'approbateur voit ce qu'il reste avant de décider.
La demande telle qu'elle a été soumise, chaque approbation avec son auteur et sa date, le bon de commande, la facture, le résultat du rapprochement et le paiement. Smartbills garde tout ça dans un seul dossier. Vous les retrouvez ensemble plutôt que dans quatre systèmes distincts.
Pour les dossiers d'achats et de dépenses, oui; il ne traite pas les données cliniques. Il repose sur la conservation, le contrôle des accès et la capacité de montrer qui a approuvé chaque achat, et tout ce qui touche aux renseignements sur les patients est hors de sa portée.
Il repère les écarts entre ce qui a été commandé et ce qui a été reçu avant que la facture soit payée. Les prix des fournitures médicales changent et les fournisseurs substituent des quantités, et c'est en comparant la facture au bon de commande et au bon de réception que ces changements ressortent.
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Un dossier d'achat complet dès l'achat
Commencez par un seul service et voyez ses demandes, approbations et factures réunies dans un dossier lié.