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Un logiciel de gestion des dépenses, politique comprise

Chaque dépense arrive avec son reçu, puis elle est imputée et vérifiée selon votre politique dès la soumission. Vous ne voyez que celles qui demandent une décision.

Un client paie avec son téléphone à une table de café pendant que le serveur tient le terminal

Les reçus viennent du commerce, chaque dépense est imputée d'après ce qui a été acheté et vos règles s'appliquent dès la soumission.

Votre politique, vérifiée dès la soumission

Écrivez vos règles comme vous les expliqueriez à une nouvelle recrue : une limite par catégorie, qui doit assister à un repas client, qui approuve quoi. Une règle stricte bloque la dépense et dit pourquoi. Une règle souple la laisse passer avec une alerte.

  • Règles par catégorie, montant, fournisseur et équipe
  • La raison affichée à l'employé
  • Une politique par équipe ou par personne

Des reçus que personne n'a à photographier

Dans les commerces qui envoient leurs reçus par Smartbills, le reçu détaillé arrive au passage en caisse, avec chaque ligne et chaque taxe. Ailleurs, il vient d'une boîte de courriel connectée ou d'une photo dans l'appli.

  • Square, Toast, Clover, Lightspeed et Shopify PDV
  • Jumelé à la transaction par carte dès qu'elle passe
  • Des rappels pour les rares reçus manquants

Des budgets qu'on voit bouger

Les dépenses par équipe, projet ou personne se mettent à jour à mesure que les transactions et les remboursements passent. Ouvrez les reçus derrière n'importe quel total sans exporter de rapport.

Le bon approbateur, chaque fois

Chaque dépense va à un approbateur choisi selon le montant, la catégorie et le centre de coûts. Il voit le reçu, la vérification de politique, le budget et le compte de grand livre suggéré sur un seul écran, et une approbation qui traîne monte à la personne suivante.

Gestion des dépenses : comment ça fonctionne

  1. Fixez vos règles une fois

    Des limites par catégorie, équipe et montant, et qui approuve quoi. Elles s'appliquent dès la prochaine dépense.

  2. Dépensez comme d'habitude

    Les reçus des commerces connectés arrivent seuls. Ailleurs, transférez le courriel ou prenez une photo.

  3. Imputée et vérifiée

    Smartbills propose la catégorie et le compte de grand livre, applique vos règles et n'envoie que les exceptions à un approbateur.

  4. Remboursée et comptabilisée

    Les dépenses approuvées sont remboursées à votre prochain versement et inscrites dans votre logiciel comptable avec le reçu.

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FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

Un logiciel de gestion des dépenses recueille les reçus, impute chaque dépense à un compte et à un centre de coûts, et la vérifie selon la politique de l'entreprise. Les outils diffèrent surtout sur deux points : d'où vient le reçu et quand la vérification se fait. Dans Smartbills, le reçu détaillé vient du commerce et la vérification se fait à la soumission, pas à la fin du mois.

Obtenez le reçu du commerçant plutôt que de l'employé. Smartbills reçoit les reçus détaillés des systèmes de point de vente connectés (Square, Toast, Clover, Lightspeed et Shopify PDV), lit les autres dans les boîtes de courriel connectées et garde la photo dans l'appli pour le reste. Chaque reçu est jumelé à sa transaction par carte dès qu'elle passe.

Oui. Chaque dépense est imputée à un compte de grand livre et à un centre de coûts avant d'arriver chez l'approbateur, et les dépenses approuvées sont inscrites dans QuickBooks, Xero ou Sage avec le reçu joint. L'imputation suit les articles du reçu, pas une supposition tirée du libellé de la carte.

Seulement pour les dépenses qui demandent une décision. Tout ce qui respecte la politique est imputé et comptabilisé sans révision. Une dépense qui enfreint une règle va au bon approbateur avec le reçu, la vérification et l'effet sur le budget, et une approbation qui traîne est relancée automatiquement.

Oui. Une règle peut viser une équipe, un centre de coûts, un service, un rôle ou une personne, et plusieurs peuvent s'appliquer à une même dépense : un plafond de repas quotidien pour les ventes terrain, une limite mensuelle de logiciels pour l'ingénierie. Quand deux règles se contredisent, la plus stricte l'emporte. Les changements s'appliquent dès la soumission suivante.

Oui, votre équipe garde les cartes qu'elle a. Leurs transactions arrivent dans Smartbills et se jumellent au reçu du commerce dès qu'elles passent. Les achats payés de sa poche suivent la même politique, les mêmes approbations et la même imputation.

Ça dépend de la règle. Une règle souple signale la dépense, indique à l'employé ce qui cloche et l'envoie à un approbateur. Une règle stricte bloque la soumission et en donne la raison. Dans les deux cas, la décision et son heure vont dans la piste de vérification, et rien n'est comptabilisé avant que ce soit réglé.

C'est un logiciel qui fait les étapes répétitives de chaque dépense : obtenir le reçu, l'imputer, le vérifier selon la politique et l'acheminer pour approbation. Dans Smartbills, le reçu vient du commerce ou de votre boîte de courriel, la vérification se fait à la soumission et seules les exceptions arrivent à une personne.

Cinq choses : des reçus recueillis sans relance, votre politique appliquée, des approbations acheminées, des employés remboursés et des écritures synchronisées avec votre logiciel comptable. Smartbills fait les cinq, avec la synchronisation QuickBooks, Xero et Sage et le reçu joint à chaque écriture.

Oui. Dans les commerces qui envoient leurs reçus par Smartbills, le reçu n'existe jamais sur papier. Les reçus par courriel sont lus dans les boîtes connectées, et un reçu papier peut être photographié dans l'appli et conservé avec la dépense. L'ARC et l'IRS acceptent tous deux des copies électroniques claires des documents papier.

Regardez quatre choses : d'où viennent les reçus, quand la politique est vérifiée, comment les approbations sont acheminées et si l'imputation se synchronise avec votre logiciel comptable. Smartbills reçoit les reçus directement de Square, Toast et Clover, vérifie la politique dès la soumission et impute chaque dépense avant toute révision.

Get started

Faites passer les dépenses du mois prochain par vos propres règles.

Connectez une carte et fixez votre politique aujourd'hui. À la prochaine clôture, les dépenses arrivent imputées et vérifiées.

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