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Meilleurs logiciels de gestion des dépenses

Cartes d'entreprise, notes de frais et circuit d'approbation. Ces outils se distinguent moins par la note de frais elle-même que par la provenance du reçu qui y est joint.

Un client paie avec son téléphone à une table de café pendant que le serveur tient le terminal

Gestion des dépenses

Meilleurs logiciels de gestion des dépenses

Cartes d'entreprise, notes de frais et circuit d'approbation. Ces outils se distinguent moins par la note de frais elle-même que par la provenance du reçu qui y est joint.

  1. Expensify

    L'outil de notes de frais que la plupart des équipes finance connaissent déjà, mis face à Smartbills sur l'origine de chaque reçu.

    Convient surtout àChoisissez Expensify si votre équipe roule déjà sur ses notes de frais et tient à un circuit soumission-approbation connu, bien soutenu, qu'elle n'aura pas à réapprendre.

    Comparer avec Smartbills

  2. Ramp

    Un programme de cartes d'entreprise avec la gestion des dépenses bâtie autour. Tout se joue sur ce qu'un flux de cartes peut dire, ou non.

    Convient surtout àChoisissez Ramp si vous regroupez vos dépenses par carte aux États-Unis dans un seul programme et que la remise, les contrôles et la carte elle-même font l'essentiel de la valeur pour vous.

    Comparer avec Smartbills

  3. Brex

    Cartes et services bancaires pour sociétés américaines. Cette comparaison porte sur la pièce justificative derrière chaque transaction.

    Convient surtout àChoisissez Brex si vous êtes une société américaine financée par capital de risque ou une grande entreprise et que vous voulez cartes, comptes, trésorerie et contrôles chez un seul fournisseur.

    Comparer avec Smartbills

  4. SAP Concur

    La référence de longue date en voyages et frais pour les grandes entreprises, mise face à Smartbills sur le délai de mise en route et l'origine du reçu.

    Convient surtout àChoisissez SAP Concur si vous gérez des voyages d'affaires encadrés, une politique mondiale complexe sur plusieurs entités, et les ressources internes pour la configurer et l'entretenir.

    Comparer avec Smartbills

  5. Navan

    La réservation de voyages d'abord, les frais ensuite. Cette comparaison porte sur les dépenses courantes qui ne sont pas des voyages.

    Convient surtout àChoisissez Navan si vos gens voyagent sans arrêt et que vous voulez réservation, politique de voyage et frais dans un seul parcours pour le voyageur.

    Comparer avec Smartbills

  6. Pleo

    Des cartes d'entreprise européennes qui demandent le reçu en quelques secondes. La question : quelqu'un devrait-il encore le photographier?

    Convient surtout àChoisissez Pleo si vous êtes une équipe européenne qui cherche la boucle carte-reçu la plus soignée, avec des intégrations comptables locales poussées et un soutien local.

    Comparer avec Smartbills

Comment choisir un logiciel de gestion des dépenses

On achète un logiciel de gestion des dépenses pour trois avantages : moins de reçus à réclamer, une politique vérifiée avant tout remboursement et des dépenses qui arrivent déjà imputées dans les livres. Qu'un outil les offre ou non tient à six choses.

D'où vient le reçu

Tous les outils peuvent joindre une photo. Moins nombreux sont ceux qui obtiennent le reçu sans elle. Vérifiez si les reçus peuvent arriver de votre boîte courriel ou directement du point de vente du commerçant, ou seulement d'une photo que l'employé pense à prendre. Les reçus manquants sont ce qui retarde la plupart des fins de mois.

Vos cartes ou les leurs

Ramp, Brex, Float et BILL Spend & Expense émettent leurs propres cartes d'entreprise, et une bonne partie de leur offre passe par elles. D'autres fonctionnent avec les cartes que vous avez déjà : les fonctions de dépenses de Navan se connectent aux cartes d'entreprise existantes, et Expensify accepte les flux de cartes commerciales Visa, Mastercard et American Express. Décidez d'abord si changer de cartes fait partie du projet.

Quand la politique est vérifiée

Une règle appliquée à la soumission attrape le problème pendant que l'employé peut encore le corriger. Une règle qui n'apparaît qu'à l'approbation, ou en fin de mois, laisse le gestionnaire s'en charger. Demandez à voir, étape par étape, ce qui arrive à une dépense non conforme.

Les taxes, si vous êtes au Canada

Une demande de crédit de taxe sur les intrants (CTI), ou de remboursement de la TVQ (RTI) au Québec, exige chaque taxe séparée du total, avec le numéro d'inscription du fournisseur. Vérifiez que l'outil garde la TPS, la TVH ou la TVQ sur sa propre ligne plutôt qu'un seul total de taxes, et qu'il fonctionne en français si votre équipe travaille en français.

La synchronisation comptable

Cherchez une synchronisation directe avec le grand livre que vous utilisez (QuickBooks Online, Xero, Sage ou NetSuite), l'imputation selon vos propres comptes et centres de coûts, et le reçu joint à l'écriture. C'est ce que votre comptable ouvre quand un chiffre est remis en question.

Le mode de tarification

Certaines plateformes facturent chaque utilisateur actif par mois. D'autres offrent un forfait logiciel gratuit : Ramp, Brex et Float affichent chacun un forfait à 0 $, le forfait gratuit de Zoho Expense s'arrête à trois utilisateurs, et les fonctions de dépenses de Navan sont gratuites pour les cinq premiers utilisateurs. Vérifiez ce que le forfait gratuit exclut et ce qu'il suppose, par exemple que vos dépenses passent sur la carte du fournisseur.

La place de Smartbills

Smartbills est un logiciel de gestion des dépenses pour les entreprises du Canada et des États-Unis qui veulent moins de reçus à réclamer. Chez les commerçants connectés (Square, Toast, Clover, Lightspeed et Shopify POS), le reçu détaillé arrive en données à la caisse, les reçus des boîtes courriel connectées sont lus là où ils arrivent, et les employés ajoutent les autres à partir de l'application. Vous gardez les cartes que vous avez déjà. La politique s'applique dès la soumission, les approbations suivent le montant et le centre de coûts, chaque taxe reste sur sa propre ligne, et les dépenses approuvées sont enregistrées dans QuickBooks, Xero, Sage ou NetSuite avec le reçu joint.

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L'ensemble complet, y compris ceux ci-dessus.

FAQ

Questions fréquentes

Celui qui suit la façon dont votre équipe dépense déjà. Si vous voulez un nouveau programme de cartes d'entreprise avec le logiciel inclus, Ramp, Brex et, au Canada, Float sont conçus pour cela. Si vous voulez garder vos cartes actuelles, Navan et Expensify se connectent aux programmes de cartes existants, et Zoho Expense ajoute les flux de cartes dans ses forfaits payants et offre un forfait gratuit jusqu'à trois utilisateurs. Si le plus difficile est d'obtenir les reçus, Smartbills les reçoit des commerçants connectés et de votre boîte courriel, vérifie la politique dès la soumission et se synchronise avec QuickBooks ou Xero.

Moins de temps à réclamer des reçus, une politique vérifiée avant l'approbation plutôt qu'après le remboursement, des employés remboursés plus vite et des dépenses qui arrivent dans le logiciel comptable déjà imputées, avec le reçu joint. Au Canada, il y a aussi un avantage fiscal : garder la TPS, la TVH et la TVQ sur des lignes distinctes facilite la demande des CTI et des RTI, et leur justification lors d'une vérification.

Oui, avec des limites. Ramp, Brex et Float affichent chacun un forfait à 0 $, Zoho Expense est gratuit jusqu'à trois utilisateurs avec 20 numérisations de reçus par utilisateur par mois, et les fonctions de dépenses de Navan sont gratuites pour les cinq premiers utilisateurs qui soumettent des dépenses chaque mois. Smartbills a aussi un forfait gratuit. Les forfaits gratuits limitent souvent les utilisateurs ou les fonctions, ou supposent que vous utiliserez la carte du fournisseur. Comparez ces limites avec la façon dont votre équipe travaille.

Float est conçu au Canada et offre le soutien à la clientèle en anglais et en français. Ramp indique maintenant être offert aux entreprises canadiennes, avec des cartes émises au Canada par Peoples Trust Company. Smartbills sert le Canada et les États-Unis et garde la TPS, la TVH, la TVP et la TVQ sur des lignes distinctes. Peu importe votre choix, vérifiez que les dépenses peuvent être remboursées en dollars canadiens et que l'outil se synchronise avec le grand livre de votre comptable.

Un logiciel de notes de frais s'occupe de la dépense après coup : le reçu, la note de frais, l'approbation et le remboursement. Une plateforme de gestion des dépenses y ajoute ce qui l'entoure, habituellement les cartes d'entreprise, les budgets et les factures fournisseurs, dans un seul produit. La plupart des plateformes de cette page vendent les deux. La vraie question est de savoir quelles parties il vous faut maintenant et lesquelles resteront ailleurs.

Pas toujours. Smartbills, Navan et Expensify fonctionnent avec les cartes que vous avez déjà, et Zoho Expense lit les flux Visa et Mastercard dans ses forfaits payants. Ramp, Brex, Float et BILL Spend & Expense émettent leurs propres cartes, et on en tire le meilleur quand les dépenses passent sur ces cartes.

Pas de la même façon qu'un avis indépendant. Ce que vous pouvez vérifier, c'est si chaque page nomme quelque chose que le concurrent fait mieux, si les affirmations portent sur la structure plutôt que sur des cases de forfait, et si on vous dit quand acheter l'autre produit. Les trois se vérifient à la lecture.

Parce qu'il faudrait recopier la grille tarifaire de quelqu'un d'autre et la tenir à jour, et que les pages de comparaison du secteur sont pleines de chiffres devenus faux en un trimestre. Consultez la page de tarifs de l'éditeur et comparez le forfait que vous achèteriez vraiment, pas le prix d'appel, qui laisse quelque chose de côté des deux côtés.

Généralement oui, et c'est souvent la bonne première étape. Smartbills lit les flux de cartes et bancaires et se synchronise avec votre grand livre, donc la capture peut tourner en parallèle pendant un cycle pendant que vous comparez la part des transactions accompagnées d'un document détaillé.

Dites-nous lequel. Nous ajoutons un comparatif quand assez de prospects citent le même nom, et nous préférons l'écrire correctement plutôt que publier une page creuse pour remplir une case.

D'où viennent ces informations

Les faits sur les autres fournisseurs ont été vérifiés sur le site de chacun le 21 octobre 2026.

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Comparez sur vos données, pas sur les nôtres.

Connectez un flux de carte et votre grand livre, laissez tourner un mois et comptez les transactions accompagnées d'un document détaillé. C'est ce chiffre qui compte.

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