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L'application de l'encaisse, paiement par paiement

Un logiciel d'application de l'encaisse qui lit l'avis de paiement, applique chaque somme à ses factures et nomme l'écart quand un client paie moins que prévu.

Des mains examinent un relevé de paiement près d'une calculatrice et d'un portable

Smartbills lit l'avis de paiement, impute le paiement à ses factures et nomme tout manque comme une déduction, avec sa raison.

L'application de l'encaisse : la plupart des paiements passent au premier essai

La référence de facture, le montant, le client et la date de paiement sont pesés ensemble plutôt qu'un à la fois. C'est ainsi qu'un paiement qui vise trois factures et arrondit le total tombe quand même sur les bonnes lignes.

  • Référence, montant, client et date évalués ensemble
  • Un paiement pour plusieurs factures, ou plusieurs pour une seule
  • Les cas incertains attendent une révision humaine

Les avis récupérés où qu'ils arrivent

Pièces jointes de courriel, portails clients, ordres de paiement EDI 820 et fichiers de boîte postale bancaire sont lus et mis dans un format commun avant le rapprochement. Personne dans l'équipe n'a donc à reformater un fichier à la main.

  • Pièces jointes en PDF, CSV et Excel
  • Portails clients consultés selon un horaire
  • EDI 820 et fichiers de boîte postale lus nativement

Savoir pourquoi un client a payé moins

Quand la somme reçue est inférieure au montant facturé, Smartbills cherche la raison dans l'avis et ouvre une déduction codée. L'écart a alors un nom, un responsable et un historique, et il cesse de vieillir en silence au compte du client.

Les fichiers bancaires lus le jour même

Les fichiers BAI2, MT940 et CAMT.053 sont analysés dès leur arrivée. Les crédits sont donc lus, rapprochés et conciliés le jour même, sans attendre qu'on reformate un relevé.

Application de l'encaisse : comment ça fonctionne

  1. Le paiement arrive

    Un crédit apparaît dans votre flux bancaire ou dans le fichier BAI2, MT940 ou CAMT.053 du jour.

  2. L'avis de paiement est recueilli

    Smartbills récupère l'avis dans les courriels, les portails clients, les EDI 820 ou les fichiers de boîte postale, puis le met dans un format commun.

  3. L'encaissement est appliqué

    Référence, montant, client et date sont rapprochés, et le paiement est réparti sur les factures qu'il règle vraiment.

  4. Les écarts sont expliqués

    Un manque devient une déduction avec sa raison, et l'écriture est comptabilisée dans votre grand livre.

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FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

L'application de l'encaisse consiste à imputer les paiements reçus des clients aux factures qu'ils règlent. L'argent apparaît sur le relevé bancaire, mais l'avis de paiement arrive par un autre chemin : il faut donc lire l'un pour répartir l'autre, puis traiter ce qui ne balance pas, qu'il s'agisse d'un paiement partiel, d'une déduction ou d'un paiement arrivé sans la moindre explication.

Un avis de paiement est le document par lequel un client précise ce que couvre son paiement : les factures visées, le montant appliqué à chacune et les déductions prises. Il n'existe aucun format normalisé. Un client envoie un PDF par courriel, un autre un EDI 820, et un troisième s'attend à ce que vous alliez le télécharger vous-même sur son portail.

Le traitement direct désigne la proportion de paiements imputés automatiquement, sans que personne n'y touche. Chaque point de pourcentage représente un paiement pour lequel personne n'a eu à ouvrir un chiffrier. Le taux atteint dépend de votre clientèle et de la régularité avec laquelle vos clients envoient des avis utilisables.

Smartbills lit nativement les formats BAI2, MT940 et CAMT.053 dès l'arrivée du fichier, ce qui couvre la plupart des relations bancaires nord-américaines et européennes. Si votre banque produit un autre format, posez-nous la question avant de présumer : convertir un fichier à la main chaque matin annule presque tout le gain du rapprochement automatique.

Smartbills trouve la raison du sous-paiement dans l'avis (note de crédit, marchandise endommagée, escompte pour paiement rapide ou ajustement de prix) et ouvre une déduction codée qui la porte. Cette déduction reste suivie jusqu'à ce qu'elle soit résolue ou radiée.

Ils sont placés dans une file de paiements non imputés, avec les correspondances partielles déjà trouvées, ce qui donne une piste à la personne qui les reprend. Quand la certitude est faible, le moteur s'abstient au lieu de deviner, parce qu'une imputation erronée prend beaucoup plus de temps à défaire qu'un élément non imputé à régler.

Les comptes clients servent à se faire payer (émettre les factures, relancer, recouvrer), alors que l'application de l'encaisse sert à comptabiliser correctement l'argent une fois reçu. Les entreprises dont les clients paient par lots et prennent des déductions ont besoin des deux, et c'est généralement l'application de l'encaisse qui demande le plus de travail manuel.

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