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La refacturation client, avec le reçu du fournisseur joint

La refacturation client qui garde l'original détaillé du fournisseur avec chaque coût, pour que chaque ligne de facture parte avec sa preuve.

Deux entrepreneurs casqués lisent des plans sur un chantier

Smartbills affecte chaque coût à un client, le tarifie selon la règle convenue et l'ajoute à la facture avec le reçu du fournisseur.

La refacturation commence par un coût affecté à un client

Les coûts sont affectés au moment où ils arrivent, au lieu d'être reconstitués à la fin du mois. Des règles permanentes s'occupent de ceux qui reviennent toujours pareils, si bien que les dépenses courantes n'exigent aucune décision.

  • Affecté à un client, un projet, un dossier ou une entité
  • Depuis une carte, une facture fournisseur ou un reçu
  • Règles permanentes par fournisseur, catégorie ou projet

Le document du fournisseur suit la ligne

Le document du fournisseur est joint à la ligne de facture elle-même plutôt que classé quelque part à côté. Et comme l'enregistrement sous-jacent est détaillé, une facture fournisseur qui couvre trois clients se répartit correctement entre eux.

  • Le document d'origine du fournisseur joint à la ligne elle-même
  • Détail conservé : une facture mixte se répartit correctement
  • Le client voit ce que vous avez convenu qu'il verrait

Tarifé selon la règle que vous avez convenue

Certains clients sont facturés au prix coûtant, d'autres paient un pourcentage de gestion, et un autre a un plafond négocié il y a deux ans. Chacune de ces ententes devient une règle, et tout ce qui reste recouvrable demeure visible au registre, en vieillissant, jusqu'à ce que quelqu'un le facture.

Refacturation : comment ça fonctionne

  1. Le coût arrive

    D'une carte, d'une facture fournisseur, d'une demande de remboursement ou d'un reçu, détaillé et avec l'original joint.

  2. Attribuez-le

    Des règles attribuent le client, le projet, le dossier ou l'entité quand elles s'appliquent. Le reste, vous l'attribuez à la main.

  3. Fixez le prix

    Au coût, majoré ou plafonné, selon l'entente de ce client.

  4. Facturez avec la preuve

    Il paraît sur la prochaine facture avec la pièce du fournisseur sur la ligne et son traitement fiscal reporté.

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FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

La refacturation consiste à reporter sur une facture un coût que vous avez payé pour le compte d'un client. On parle de recharging dans une bonne partie de l'Europe et de billable expenses dans la plupart des logiciels comptables. Peu importe le nom, le principe est le même : un coût arrive, il appartient à un client plutôt qu'à vous, et il doit se rendre sur une facture avec ses pièces justificatives.

Un débours est un coût payé au nom et pour le compte de votre client, puis reporté au montant exact, comme des frais de greffe. Puisque la prestation ne vous a jamais été rendue, il se situe hors du champ de la TVA. Une refacturation est un coût que vous avez engagé vous-même et que vous reportez dans le cadre de votre propre prestation. Elle porte votre taux. Smartbills conserve ce marqueur sur la ligne ainsi que les composantes de taxe d'origine.

Non. Il enregistre le traitement que vous ou votre comptable avez choisi, l'applique de façon constante à tout ce qui correspond à la règle et conserve le document d'origine pour que vous puissiez défendre votre position. Le choix de cette position relève du jugement professionnel, et il vous revient.

Oui, c'est d'ailleurs la situation habituelle. Les règles sont propres à chaque client et peuvent varier selon la catégorie de coût : déplacements au prix coûtant, sous-traitants avec un pourcentage de gestion, matériaux plafonnés à un montant convenu. Si un client n'a pas de règle, le coût est signalé pour qu'une personne tranche, au lieu de recevoir un prix par défaut en silence.

Elles fonctionnent de la même façon, mais vers une entité plutôt qu'un client. Les coûts partagés sont affectés à l'entité qui doit les assumer, et la refacturation part avec le document d'origine joint, ce dont un dossier de prix de transfert a besoin. La politique vous appartient; Smartbills conserve la preuve que vous l'avez suivie.

C'est vous qui décidez. Un véritable débours devrait généralement le montrer, puisque tout l'intérêt est de prouver que vous n'avez rien ajouté, alors qu'une ligne majorée ne le devrait généralement pas. Le réglage se fait par client. La réponse ne dépend pas de la personne qui a monté la facture ce mois-là.

Il reste au registre et passe sur la facture suivante, marqué comme relevant de la période précédente au lieu d'être fondu dans la période en cours. Les coûts tardifs sont normaux en gestion de projets, mais un coût tardif ne devrait pas modifier en douce ce qu'un mois terminé semble avoir coûté.

Oui, avec QuickBooks, Xero, Sage et NetSuite. La ligne refacturée transporte son client, son projet et son traitement fiscal, de sorte que votre comptable obtient une information qu'il peut analyser plutôt qu'un bloc de revenus indifférencié.

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