Les mêmes chiffres pour tous vos établissements
Les établissements se consolident sans export. Comparez le coût des aliments d'un site à l'autre, repérez celui qui dérape, et passez du pourcentage à la ligne de facture qui l'explique.
Smartbills lit les reçus du point de vente en données détaillées et impute les factures fournisseurs à leur arrivée, pour un coût des aliments à jour avant la prochaine commande.
Les reçus viennent directement de la caisse que vous utilisez
Toast, Square, Clover, Lightspeed et Shopify PDV transmettent le reçu dès que la carte passe. Il arrive détaillé, avec les taxes ventilées et rattaché au quart de travail, sans que personne retape un total.
- Connecté au niveau de la plateforme de caisse, sans installation par terminal
- Détail par article : les pertes et les gratuités restent visibles
- Ventes et reçus concordent avec le dépôt bancaire
Traitement des factures : celles des distributeurs arrivent imputées au coût des aliments
Les factures de Sysco, de GFS et des distributeurs locaux arrivent par courriel ou par le portail du fournisseur. Chacune est lue à son arrivée et imputée au bon compte de coût, sans chiffrier entre la livraison et les livres.
- Saisie depuis un courriel, un PDF ou un portail fournisseur
- Imputé automatiquement aux aliments, boissons, papier ou petits articles
- Une hausse de prix sur un article commandé souvent est signalée
Pourquoi les équipes changent
Les factures restent en cuisine jusqu'à la fin du mois.
La facture des légumes traîne sur une planchette dans le walk-in, et personne ne la voit avant que quelqu'un pense à la monter au bureau.
Les factures fournisseurs sont saisies dès leur arrivée et imputées avant même d'être classées. La copie papier de la cuisine ne sert plus que de copie de secours.
On apprend ce que le coût des aliments a vraiment été trois semaines après la fin du mois.
Les achats sont comptabilisés au fil des livraisons, et le gérant voit le coût en pourcentage des ventes à temps pour ajuster sa prochaine commande.
Chaque établissement fait sa paperasse un peu à sa façon, et le siège social passe la fin de mois à corriger les imputations.
Les mêmes catégories et les mêmes règles s'appliquent à chaque facture dès son arrivée, que vous ayez une salle ou douze.
Les produits qui font le travail.
Chaque produit fonctionne seul, et quand vous en utilisez deux, la même pièce voyage du reçu jusqu'à l'écriture comptable.
Reçus numériques
L'infrastructure qui transforme chaque vente à la caisse en reçu détaillé, hébergé en ligne et livré par application, texto, courriel ou API.
Comptes fournisseurs
Automatisation des comptes fournisseurs : chaque facture est lue, imputée et rapprochée du bon de commande avant qu'on vous demande d'approuver le paiement.
Gestion des dépenses
Saisissez les reçus, catégorisez les dépenses et vérifiez la conformité à la politique dès qu'elles sont soumises.
FAQ
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.
Le traitement des factures en restauration consiste à faire lire, imputer au coût des aliments ou au bon compte de dépenses et approuver les factures des distributeurs et fournisseurs, comme Sysco ou GFS, sans que personne ne les tape. Smartbills le fait à mesure que les factures arrivent, pour chaque établissement, à côté des reçus de votre caisse.
Toast, Square, Clover, Lightspeed et Shopify PDV sont connectés au niveau de la plateforme. Tout restaurant qui utilise l'une d'elles peut envoyer ses reçus sans projet d'intégration pour chaque site. Avec un autre système, les reçus peuvent entrer par courriel ou dans l'appli, mais sans le détail par article que fournit la caisse.
En imputant les achats dès qu'ils arrivent. Le coût des aliments, ce sont les achats divisés par les ventes, et c'est normalement un chiffre de fin de mois parce que les achats ne comptent qu'une fois les factures entrées. Smartbills impute chaque facture à son arrivée et tire les ventes de la caisse, alors le ratio est disponible pendant la période.
Oui. Chaque site garde ses propres livres et se regroupe dans une vue consolidée sans export. Les catégories de dépenses sont communes, donc deux gérants ne peuvent pas imputer le même distributeur de deux façons.
Ils arrivent avec les données de la caisse, sans qu'on ait à les reconstituer après coup, et c'est ce qui rend les ventes assez fiables pour servir au calcul. Leur traitement comptable suit les comptes que vous utilisez déjà.
Oui, mais il aura beaucoup moins de choses à courir. Smartbills s'occupe de la saisie, de l'imputation et du rapprochement, et votre comptable garde les décisions qui demandent du jugement. Les livres qu'il ouvre en fin de mois sont déjà à jour.
Get started
Connaissez le coût des aliments de la semaine pendant la semaine.
Connectez votre caisse et vos deux plus gros distributeurs, puis vérifiez le coût des aliments avant de passer la commande de la semaine prochaine.