Aller au contenu principal
Économisez 30 % sur votre première année

Du voyage au remboursement, sans la paperasse

Les reçus, les transactions par carte et le kilométrage se rassemblent automatiquement. Les employés choisissent les dépenses à réclamer et soumettent leur compte. Les gestionnaires révisent et approuvent le tout au même endroit.

Un voyageur regarde son téléphone dans un terminal d'aéroport

Chaque dépense, prête pour le compte. Les reçus sont rapprochés des transactions par carte, les taxes sont ventilées et le kilométrage est calculé automatiquement. Les employés n'ont qu'à choisir les dépenses à inclure.

Des comptes montés en quelques clics

Créez un compte pour un voyage, un projet ou un client. Vos dépenses y sont déjà. Choisissez celles qui s'y rattachent, ajoutez la raison d'affaires et soumettez.

  • Achats par carte, dépenses personnelles et kilométrage dans un même compte
  • Raison d'affaires et dates consignées pour chaque compte
  • Plusieurs comptes soumis en même temps

Reçus rapprochés. Taxes calculées.

Les reçus des commerçants et de votre boîte de réception sont rapprochés des bonnes dépenses. Smartbills en extrait les détails et ventile chaque taxe : les employés saisissent moins et les finances vérifient moins.

  • Reçus en magasin et par courriel rapprochés des transactions par carte
  • Devises converties, montant d'origine conservé
  • Reçus papier saisis d'une photo

Le kilométrage, sans calcul à la main

Entrez le point de départ et la destination. Smartbills calcule la distance et le remboursement selon votre taux par kilomètre, y compris les taux de l'ARC applicables. La dépense s'ajoute au compte comme n'importe quel achat.

Révisez les dépenses. Approuvez en toute confiance.

Les gestionnaires voient les reçus, la ventilation des taxes, les participants et les exceptions à la politique à côté de chaque dépense. Ils approuvent le compte ou renvoient une dépense précise avec un commentaire. Les employés voient quand leur remboursement est prévu.

Comment fonctionnent les comptes de dépenses

  1. Les dépenses arrivent toutes seules

    Les transactions par carte, les reçus numériques, les reçus par courriel et le kilométrage sont recueillis au fil des dépenses.

  2. Choisir et soumettre

    Choisissez les dépenses d'un voyage, d'un projet ou d'un client. Ajoutez la raison d'affaires et soumettez le compte.

  3. Réviser et approuver

    Les gestionnaires révisent les détails, approuvent le compte ou renvoient une dépense pour précision.

  4. Rembourser et rapprocher

    Les finances planifient les remboursements et synchronisent les dépenses approuvées avec votre logiciel comptable.

Pour aller plus loin

Voir tous les produits

FAQ

Questions fréquentes

Ce qu'on nous demande avant de s'inscrire.

Un logiciel de comptes de dépenses permet aux employés de réclamer leurs dépenses d'affaires, comme les déplacements, les repas et le kilométrage, dans un compte que leur gestionnaire approuve et que les finances remboursent. Dans Smartbills, les reçus sont captés avant même l'ouverture du compte. L'employé choisit ses dépenses dans une liste au lieu de les taper.

Le compte de dépenses, c'est la façon dont un employé réclame un groupe de dépenses et se fait rembourser. La gestion des dépenses, c'est le travail derrière : capter, imputer et vérifier chaque dépense au fur et à mesure. Smartbills fait les deux, ce qui permet de monter un compte avec des dépenses imputées et accompagnées de leurs reçus.

Les transactions par carte d'entreprise, les achats payés avec une carte personnelle ou en argent comptant, et le kilométrage. Chaque ligne garde son reçu, sa catégorie et ses taxes. Le compte inscrit l'objet et la période visée.

C'est la distance multipliée par votre taux par kilomètre. L'employé inscrit le trajet et le véhicule, et Smartbills fait le calcul avec un taux fixe ou le taux à paliers de l'ARC, plus élevé pour les 5 000 premiers kilomètres de l'année. Le trajet apparaît ensuite comme une ligne ordinaire du compte.

Oui. Chaque taxe d'un reçu détaillé est ventilée ligne par ligne, prête pour vos crédits ou remboursements de taxes. Les dépenses en devises sont converties, et le montant d'origine et le taux de change restent au dossier.

Oui. Le gestionnaire peut approuver tout le compte, refuser une seule ligne ou le renvoyer avec un commentaire pendant que le reste suit son cours. Chaque action est enregistrée dans l'historique du compte.

Une fois le compte approuvé, les finances fixent une date de remboursement que l'employé voit dans l'appli. Si l'argent a été versé autrement (virement, chèque ou paie), les finances marquent le compte comme remboursé. Les comptes s'exportent en Excel ou en CSV et se synchronisent avec QuickBooks, Xero ou Sage.

Get started

Votre prochain compte de dépenses est déjà à moitié fait

Connectez une carte ou ajoutez un reçu. Smartbills rassemble les dépenses avant même qu'on commence un compte.

Réserver une démo