Dans une entreprise, la plus grande partie du temps consacré aux dépenses ne sert pas à décider quoi que ce soit. Elle sert à courir après des reçus, à retaper des montants, à deviner des catégories et à attendre qu'un gestionnaire approuve un compte de dépenses. Simplifier la gestion des dépenses, c'est retirer ces étapes ou les rendre automatiques, jusqu'à ce qu'une personne ne regarde plus que les dépenses qui demandent une décision.
Ce guide passe en revue le processus de gestion des dépenses étape par étape, les pratiques qui accélèrent chacune d'elles et les étapes qui valent la peine d'être automatisées. Il s'applique autant à une équipe de cinq personnes qu'à un service des finances, au Québec comme ailleurs au Canada.
Le processus de gestion des dépenses, étape par étape
Peu importe les outils, chaque dépense d'entreprise passe par les mêmes six étapes :
- La politique. L'entreprise décide ce qu'elle paie, jusqu'à quel montant, et qui approuve.
- La dépense. Un employé paie, avec une carte de l'entreprise ou avec son propre argent.
- La capture du reçu. Le reçu est récupéré et joint à la dépense.
- L'imputation. La dépense reçoit une catégorie, un compte du grand livre et un centre de coûts, et ses taxes sont ventilées.
- L'approbation. Quelqu'un la compare à la politique et l'accepte ou la refuse.
- Le remboursement et la comptabilisation. Les dépenses payées de sa poche sont remboursées, celles faites par carte sont rapprochées du relevé, et tout est inscrit aux livres avec le reçu.
Les employés voient ce processus sous la forme du compte de dépenses (la note de frais) : ils regroupent leurs dépenses, ajoutent la raison d'affaires et soumettent. Les finances voient le reste. Les deux côtés perdent du temps aux mêmes endroits.
Où va le temps
Les étapes lentes sont rarement celles qui demandent du jugement. Ce sont celles qui dépendent de quelqu'un qui doit penser à faire quelque chose :
- Les reçus arrivent en retard, ou jamais. Un reçu papier s'efface dans un portefeuille, un reçu par courriel reste dans une boîte personnelle, et l'employé reconstitue son compte de dépenses à partir du relevé de carte des semaines plus tard.
- L'imputation est devinée. Une ligne de carte comme « SQ *CAFE 4471 » dit peu de choses sur ce qui a été acheté, et la catégorie finit par dépendre de la personne qui la saisit.
- La politique est vérifiée trop tard. Si la première personne à comparer une dépense à la politique est un gestionnaire en fin de mois, l'argent est déjà dépensé et la conversation devient délicate.
- Les approbations attendent. Un compte de dépenses reste chez un approbateur en voyage, et personne d'autre ne peut le faire avancer.
- La fin de mois tourne à la chasse aux reçus. Les finances passent les jours avant la clôture à écrire aux employés pour obtenir les reçus manquants et à corriger les imputations.
Comment simplifier la gestion des dépenses : neuf pratiques
1. Une politique qui se lit en cinq minutes
Une politique de dépenses claire répond à quatre questions : ce que l'entreprise paie, la limite par catégorie (repas, hébergement, kilométrage, logiciels), les reçus exigés et le délai pour soumettre. Des règles courtes sont suivies. Un document de vingt pages est survolé une fois.
2. Un délai de soumission, et on le respecte
Un délai empêche les dépenses de s'accumuler jusqu'à une semaine pénible. Beaucoup d'entreprises demandent les dépenses dans les 30 jours ou avant la fin du mois, ce qui garde les remboursements et la clôture à l'heure.
3. Le reçu à la source
Le reçu le plus rapide est celui que personne n'a à aller chercher. Demandez le reçu numérique à la caisse, envoyez les reçus par courriel à un seul endroit et photographiez les reçus papier au moment de payer plutôt qu'en fin de mois. Assurez-vous aussi que chaque reçu indique ce que les gouvernements exigent. Pour réclamer un crédit de taxe sur les intrants sur un achat de 100 $ ou plus, il faut le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur, et pour la TVQ son numéro d'inscription à la TVQ. À partir de 500 $, il faut aussi le nom de votre entreprise, une description de ce qui a été acheté et les modalités de paiement. Un reçu qui fond la TPS et la TVQ en un seul montant complique la réclamation.
4. L'imputation dès la capture
Gardez une courte liste de catégories de dépenses arrimées à votre plan comptable, et attribuez la catégorie, le compte du grand livre et le centre de coûts dès que le reçu arrive, selon ce qui a réellement été acheté. Imputer à partir des lignes du reçu est plus juste qu'à partir du libellé de la carte, et les finances n'ont plus à tout corriger à la clôture.
5. La politique vérifiée à la soumission, pas en fin de mois
Appliquez les règles au moment où l'employé soumet. Une règle stricte bloque la dépense et explique pourquoi, alors qu'une règle souple la laisse passer avec un avertissement pour l'approbateur. Repérer un repas hors politique pendant que l'employé a encore le reçu en main prend deux minutes. Le repérer trois semaines plus tard, c'est le début d'un différend.
6. Des approbations selon le montant et le centre de coûts
Toutes les dépenses n'ont pas besoin du même approbateur. Les petits montants conformes peuvent aller à une personne, les plus gros au responsable du budget et les exceptions aux finances. Donnez à chaque approbateur le reçu, le résultat de la vérification et l'effet sur le budget dans un même écran, nommez un remplaçant pour chaque approbateur et faites monter d'un niveau les approbations qui traînent. Un circuit d'approbation écrit une fois évite de reposer la même question chaque semaine.
7. Des remboursements à date fixe
Versez les remboursements approuvés à une date connue, chaque semaine ou à chaque paie. Les employés arrêtent de demander quand ils seront payés, et les finances font un seul lot de paiements au lieu de dizaines de petits virements.
8. Aux livres avec le reçu joint
Chaque dépense approuvée devrait arriver dans le logiciel comptable avec sa catégorie, ses taxes et son reçu. Si le reçu n'existe que dans un fil de courriels, la clôture mensuelle et toute vérification future dépendent de la capacité à le retrouver. Gardez-le aussi longtemps que l'exigent l'ARC et Revenu Québec : six ans après la fin de l'année d'imposition.
9. Un échantillon révisé après l'approbation
Les vérifications à la soumission attrapent ce qui enfreint une règle. Elles n'attrapent pas le même reçu réclamé sur deux comptes de dépenses, ni une tendance qui n'apparaît qu'au fil des mois. Chaque mois, révisez un petit échantillon de dépenses approuvées, plus toutes celles des nouveaux employés et celles qui dépassent un certain montant, en cherchant les dépenses en double, les achats fractionnés pour rester juste sous une limite et les reçus qui ne correspondent pas à la transaction de carte. Gardez la piste d'audit de qui a approuvé quoi. Une révision dont tout le monde connaît l'existence fait plus contre la fraude aux notes de frais qu'une politique plus longue.
Quoi automatiser, et quoi garder pour les humains
L'automatisation de la gestion des dépenses fonctionne le mieux sur les étapes qui suivent une règle. Les questions de jugement restent aux humains.
- À automatiser : la récupération des reçus chez les commerçants et dans les boîtes courriel, le rapprochement des reçus avec les transactions de carte, la suggestion de la catégorie et du compte, la ventilation de la TPS et de la TVQ, la vérification de la politique, les rappels pour les reçus manquants, l'acheminement des approbations et la comptabilisation.
- À garder pour les humains : la rédaction de la politique, les décisions sur les exceptions, l'approbation des dépenses inhabituelles ou importantes et le suivi des tendances, comme un centre de coûts qui dépasse son budget mois après mois.
Le test est simple. Une dépense conforme à la politique devrait se rendre aux livres sans que personne n'y touche, et les seules dépenses qu'une personne voit sont celles qui demandent une décision.
Un processus simple pour les employés
Pour ceux qui dépensent, le processus devrait se résumer à quatre réflexes :
- Payer et obtenir le reçu au même moment : numérique si le commerçant l'offre, en photo s'il est en papier.
- Ajouter la raison d'affaires pendant qu'on s'en souvient encore.
- Soumettre avant le délai, en regroupant les dépenses par voyage, par projet ou par client quand ça aide l'approbateur.
- Corriger tout de suite une ligne retournée plutôt que de soumettre de nouveau tout le compte de dépenses.
Une liste pour commencer ce mois-ci
- Récrire la politique sur une page, avec une limite par catégorie et un délai de soumission.
- Choisir un seul endroit pour tous les reçus et ne plus accepter de reçus par texto.
- Réduire les catégories de dépenses à celles qui correspondent clairement à vos comptes du grand livre.
- Nommer un remplaçant pour chaque approbateur.
- Choisir une journée de remboursement et l'annoncer.
- Suivre deux chiffres chaque mois : les dépenses encore sans reçu à la clôture, et le nombre de jours entre la soumission et le remboursement.
Avec Smartbills
Smartbills est conçu pour obtenir le reçu avant que quelqu'un ait à le demander. Chez les commerçants qui utilisent Square, Toast, Clover, Lightspeed ou Shopify POS, le reçu détaillé arrive sous forme de données dès la caisse. La capture de reçus par courriel lit les reçus dans les boîtes courriel connectées, et l'application Smartbills photographie les reçus papier. Les transactions de carte sont rapprochées de leur reçu dès qu'elles sont inscrites.
La gestion des dépenses dans Smartbills suggère la catégorie, le compte du grand livre et le centre de coûts à partir des lignes du reçu, vérifie votre politique dès qu'une dépense est soumise et l'achemine à un approbateur selon le montant et le centre de coûts, avec un rappel à l'échelon suivant si l'approbation traîne. Les employés montent leurs comptes de dépenses en cochant des dépenses qui ont déjà leur reçu et leurs taxes, les finances planifient le remboursement, et les dépenses approuvées sont transmises à QuickBooks, Xero, Sage ou NetSuite avec le reçu joint, la TPS, la TVQ et la TVH déjà ventilées.