Remboursement

Un remboursement rend à l'employé l'argent qu'il a dépensé pour le compte de l'entreprise : un dîner client sur une carte personnelle, un taxi payé comptant, des fournitures achetées pendant une visite de chantier. Ce n'est pas un salaire ; c'est la restitution de ce qu'il a dépensé.

Ce qui le rend valable

Pour qu'un remboursement soit traité comme une restitution plutôt que comme un salaire supplémentaire, il doit correspondre à une vraie dépense d'affaires et être justifié. En général, il faut un reçu indiquant le montant, la date et le commerçant, un motif d'affaires et une approbation. Au Canada, le remboursement de dépenses engagées dans l'intérêt de l'employeur et appuyées de reçus n'est généralement pas imposable pour l'employé. Aux États-Unis, le même résultat dépend du respect des règles de l'IRS sur les « accountable plans ».

Remboursement ou allocation

Le remboursement rembourse les coûts réels, reçu par reçu. L'allocation verse un montant fixe, comme une allocation mensuelle de cellulaire ou une indemnité journalière, peu importe ce qui a été dépensé. L'allocation est plus simple mais a ses propres critères fiscaux : au Canada, elle doit généralement être raisonnable, et certaines allocations fixes sont imposables.

Le paiement

Les remboursements sont habituellement versés par dépôt direct, à part ou avec la paie. Les entreprises qui paient quelques jours après l'approbation reçoivent beaucoup moins de plaintes sur leur processus de dépenses que celles qui regroupent les remboursements une fois par mois.