Carte d'achat
Une carte d'entreprise pour acheter des biens et des services directement auprès des fournisseurs, utilisée à la place des bons de commande pour les petits achats courants.
En bref
- La carte d'achat remplace le circuit bon de commande et facture pour les achats de faible valeur.
- Le contrôle passe par les plafonds et les catégories de commerçants permises plutôt que par une approbation avant chaque achat.
- Elle diffère de la carte de voyage, destinée aux déplacements et à la représentation.
Une carte d'achat, ou P-card, est une carte d'entreprise remise aux employés qui achètent des fournitures, des pièces ou des services. Elle sert à sortir les petits achats du processus d'approvisionnement formel, où émettre un bon de commande, recevoir la marchandise et traiter une facture peut coûter plus cher que l'article lui-même.
Comment fonctionne le contrôle
Comme il n'y a pas d'approbation avant chaque achat, le contrôle vient du paramétrage de la carte :
- Plafonds par transaction et par mois
- Codes de catégorie de commerçant permis, pour qu'une carte de fournitures de laboratoire ne serve pas au restaurant
- Catégories bloquées, comme les retraits d'argent ou les jeux de hasard
- Révision a posteriori, avec reçus rapprochés et transactions vérifiées par un superviseur
Carte d'achat ou carte d'entreprise
La différence tient surtout à l'usage. Les cartes d'entreprise ou de voyage servent aux déplacements, aux repas et à la représentation. Les cartes d'achat servent aux achats opérationnels : fournitures de bureau et d'entretien, pièces, petits logiciels. Les organismes publics et les universités les utilisent beaucoup. En pratique, de nombreux programmes modernes émettent un seul type de carte avec des règles différentes par titulaire.
Le principal risque : que les achats par carte contournent les contrats négociés. Acheter chez un fournisseur privilégié au prix convenu fait économiser ce qu'un achat improvisé par carte ne fait pas économiser.
Exemple chiffré
La carte d'une équipe d'entretien
Un technicien des installations a une carte d'achat plafonnée à 1 000 $ par transaction et 5 000 $ par mois, limitée aux quincailleries et aux commerces d'électricité et de plomberie. Il achète 342 $ de luminaires de remplacement sans bon de commande. Le reçu est rapproché du débit et codé Entretien des bâtiments, et son superviseur revoit les débits du mois en fin de mois.