Bon de commande
Le document qu'un acheteur envoie à un fournisseur pour commander des biens ou des services précis à un prix convenu, avant la livraison ou la facture.
En bref
- Il engage le budget avant la dépense, pas après.
- C'est la première branche du rapprochement à trois voies.
- Une fois accepté par le fournisseur, il devient généralement un contrat.
Le bon de commande, ou BC, est la commande officielle de l'acheteur. Il indique ce qui est acheté, les quantités, les prix, la date et le lieu de livraison, les conditions de paiement et un numéro que le fournisseur doit reprendre sur sa facture.
Qu'est-ce qu'un numéro de bon de commande?
Le numéro de bon de commande (numéro de BC, ou « PO number » en anglais) est la référence unique que l'acheteur donne à chaque bon, en général séquentielle et parfois précédée de l'année ou du service, comme BC-2026-0412. Le fournisseur le reprend sur le bordereau d'expédition et sur la facture, et l'acheteur s'en sert pour retrouver la commande, vérifier ce qui a été reçu et rapprocher la facture. Beaucoup d'acheteurs retiennent ou renvoient les factures qui n'en portent pas. Si un client vous donne un numéro de BC, recopiez-le tel quel sur votre facture. Si vous êtes l'acheteur, donnez-le au fournisseur avant l'expédition.
Pourquoi les entreprises l'utilisent
- Contrôle avant la dépense : l'achat est approuvé à l'émission du bon. Les responsables de budget acceptent la dépense avant qu'elle ait lieu plutôt que de découvrir une facture après.
- Prix convenus : le bon fixe le prix, et une facture plus élevée est facile à repérer.
- Rapprochement : le bon de commande sert de référence au bon de réception et à la facture dans le rapprochement à trois voies.
- Engagements : les bons ouverts montrent l'argent engagé mais pas encore dépensé, utile pour le budget et la trésorerie.
Quand il n'en vaut pas la peine
Émettre, approuver et rapprocher un bon de commande a un coût. Pour les petits achats ou les achats récurrents, les entreprises s'en passent souvent : services publics, abonnements et petits articles payés par carte d'achat en ont rarement. Une politique courante : « pas de BC, pas de paiement » au-delà d'un seuil, avec des exceptions claires en dessous.
Le bon de commande ouvert couvre des achats répétés chez un même fournisseur pendant une période, jusqu'à un montant total, pour éviter une commande à chaque livraison.
Exemple chiffré
Un bon de commande, de la demande à la facture
Une responsable de laboratoire a besoin de 20 ensembles de pipettes à 145 $. Sa demande approuvée devient le BC 7731 de 2 900 $ plus taxes. Le fournisseur expédie 20 ensembles, que le commis à la réception inscrit sur le bon. La facture cite le BC 7731, facture 20 à 145 $ et passe le rapprochement à trois voies sans intervention.