Rapprochement à trois voies
La vérification d'une facture fournisseur par rapport au bon de commande et au bon de réception avant de la payer.
En bref
- Bon de commande : ce qui a été convenu. Réception : ce qui est arrivé. Facture : ce qui est facturé. Les trois doivent concorder.
- Les écarts sous une tolérance fixée passent automatiquement ; les plus grands deviennent des anomalies.
- Pour les services, où il n'y a rien à recevoir, un rapprochement à deux voies avec la commande suffit généralement.
Le rapprochement à trois voies compare trois documents avant le paiement d'une facture : le bon de commande, qui consigne ce qui a été convenu ; le bon de réception, qui consigne ce qui est réellement arrivé ; et la facture du fournisseur, qui consigne ce qui est facturé. S'ils concordent sur les articles, les quantités et les prix dans la tolérance, la facture peut être approuvée sans autre examen.
Ce que prouve chaque comparaison
- Commande et facture : le prix et les conditions facturés sont ceux convenus.
- Réception et facture : la quantité facturée a bien été livrée.
- Commande et réception : ce qui a été livré avait bien été commandé.
Retirez une branche et une erreur précise devient possible : payer des marchandises jamais arrivées, payer une livraison que personne n'a commandée, ou payer un prix que personne n'a accepté.
Les tolérances
Les concordances parfaites sont rares. Le transport, les arrondis et les petites variations de prix créent des écarts. La plupart des entreprises fixent des tolérances, par exemple 2 % ou 50 $, selon le plus bas, pour que les petits écarts passent et que seuls les écarts significatifs soient retenus.
Le rapprochement à deux voies
Les services, les abonnements et les services publics n'ont pas de livraison physique, donc rien à recevoir. Pour eux, un rapprochement à deux voies avec le bon de commande, accompagné de la confirmation du responsable du budget que le service a été rendu, est le bon contrôle. Imposer trois voies aux services ne fait que créer une file d'anomalies permanente.
Exemple chiffré
Dans la tolérance
Le BC 5518 commande 500 unités à 12,00 $. L'entrepôt en inscrit 500 reçues. La facture compte 500 unités à 12,10 $, soit 6 050 $ contre 6 000 $ commandés. L'écart est de 50 $, ou 0,8 %, sous la tolérance de 2 % : la facture passe. À 12,50 $ l'unité, un écart de 4,2 %, elle aurait été retenue pour examen par l'acheteur.