Traitement des factures
Les étapes qu'une entreprise suit pour recevoir, vérifier, approuver, comptabiliser et payer une facture fournisseur.
En bref
- Les étapes : recevoir, saisir, valider, rapprocher, coder, approuver, payer et comptabiliser.
- Le coût et le délai par facture sont les mesures habituelles.
- La plupart des retards viennent de l'approbation, pas de la saisie.
Le traitement des factures est le travail quotidien des comptes fournisseurs. Il couvre tout ce qui arrive à une facture fournisseur entre son arrivée et son paiement.
Les étapes
- Recevoir : par courriel, par la poste, par un portail fournisseur ou un réseau de facturation électronique.
- Saisir : fournisseur, numéro, date, montants, taxes et lignes sont enregistrés.
- Valider : le fournisseur est connu, les renseignements fiscaux sont complets et ce n'est pas un doublon.
- Rapprocher : la facture est comparée au bon de commande et à la réception, s'il y en a.
- Coder : comptes, centres de coûts et codes de taxe sont attribués.
- Approuver : le responsable du budget confirme la dépense.
- Payer : la facture est planifiée pour être payée à l'échéance.
- Comptabiliser : l'opération est inscrite au grand livre.
Où passe le temps
La saisie est le coût le plus visible, rarement le plus grand retard. Les factures attendent surtout une approbation ou la résolution d'une anomalie. Celles qui arrivent au mauvais endroit, comme la boîte d'un représentant, peuvent perdre des jours avant que les comptes fournisseurs en entendent parler.
Mesures utiles : le coût par facture, le délai entre réception et approbation, la part des factures payées à temps et la part traitée sans anomalie.
Exemple chiffré
Où sont passés neuf jours
Une entreprise mesure son cycle de traitement : neuf jours en moyenne entre l'arrivée et l'approbation. La saisie et le codage prennent moins d'une journée. Six jours se passent à attendre les approbateurs, et deux autres sur des factures arrivées d'abord dans la mauvaise boîte. En corrigeant l'acheminement et en ajoutant des rappels, le cycle passe à quatre jours, sans rien changer à la saisie.