Facturation électronique
L'échange de factures sous forme de données structurées entre les systèmes du vendeur et de l'acheteur, plutôt qu'en PDF ou sur papier.
En bref
- Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique : les données doivent être lisibles par machine, souvent en XML.
- Plusieurs pays l'exigent désormais entre entreprises, souvent par une plateforme publique ou le réseau Peppol.
- Le Canada et les États-Unis n'ont pas encore d'obligation nationale.
La facturation électronique consiste à envoyer une facture sous forme de données structurées, dans un format convenu, pour que le système comptable de l'acheteur lise chaque champ sans ressaisie. Le système du fournisseur produit le fichier, celui-ci transite par un réseau, et l'acheteur reçoit le nom du fournisseur, le numéro de facture, les lignes, les taxes et les modalités de paiement sous forme de données.
Pourquoi un PDF ne compte pas
Pour une personne, un PDF ressemble à une facture ; pour un logiciel, c'est une image de facture. Il faut encore le numériser, le lire et le vérifier. Une vraie facture électronique suit une norme comme UBL ou la norme européenne EN 16931, et circule souvent sur Peppol, un réseau qui fonctionne un peu comme le courriel pour les factures : chaque entreprise a une adresse et un fournisseur d'accès.
Où elle est obligatoire
Les États apprécient la facturation électronique parce qu'elle leur donne une vue sur la taxe au moment où elle est facturée. L'Italie l'exige pour les ventes entre entreprises depuis 2019, la Belgique depuis janvier 2026, et la France a commencé à l'introduire en septembre 2026, d'abord par l'obligation de recevoir des factures électroniques. D'autres pays de l'Union européenne ont fixé leurs dates. Au Canada et aux États-Unis, elle reste volontaire, même si de grands acheteurs la demandent de plus en plus à leurs fournisseurs.
Exemple chiffré
Ce que reçoit le système de l'acheteur
Un fournisseur facture 4 520 $ pour 400 caisses à 10 $ plus 13 % de TVH. Avec la facturation électronique, le système des comptes fournisseurs de l'acheteur reçoit le numéro d'entreprise du fournisseur, la référence du bon de commande, une ligne de 400 unités à 10,00 $, 520 $ de TVH codés au bon compte de taxe et des conditions net 30. Il rapproche la commande et la réception automatiquement. Personne n'ouvre de fichier.