Capture de reçus
L'intégration des reçus dans un système financier, par photo, courriel, synchronisation de boîte ou transmission directe du point de vente, pour qu'ils soient codés et rapprochés.
En bref
- L'objectif est de saisir chaque reçu au moment de l'achat, pas à la fin du mois.
- Les méthodes vont de la photo prise au téléphone aux données envoyées directement par la caisse du commerçant.
- Chaque méthode échange de l'effort contre de la précision : moins il y a de saisie et de lecture, moins il y a d'erreurs.
La capture de reçus est la première étape du traitement des dépenses et de la tenue de livres : rassembler la preuve de chaque achat et l'amener dans le système où elle sera vérifiée, codée et comptabilisée. Tout ce qui suit, du rapprochement au remboursement jusqu'à la clôture mensuelle, dépend de la présence de ce reçu.
Les principales méthodes
- Photo : l'employé photographie le reçu papier avec son téléphone. Simple, mais ça dépend de la mémoire des gens et de la lisibilité de l'image.
- Transfert de courriels : les reçus en ligne sont transférés à une adresse dédiée.
- Synchronisation de boîte courriel : le système se connecte à une boîte et récupère les reçus lui-même.
- Transmission du point de vente : le système du commerçant envoie le reçu sous forme de données au moment du paiement, sans papier.
Pourquoi le moment compte
Un reçu capturé au comptoir, c'est facile. Le même reçu cherché trois semaines plus tard, à l'arrivée du relevé de carte, peut être pâli, perdu ou impossible à relier à une transaction. La plupart des reçus manquants sont en fait des reçus capturés trop tard, ce qui explique pourquoi les méthodes qui ne demandent rien à l'acheteur donnent les dossiers les plus complets.
Exemple chiffré
Un mois de reçus pour un employé
Une consultante fait 34 achats par carte en mars. Douze reçus en ligne arrivent par la synchronisation de sa boîte courriel, 15 achats en magasin sont photographiés sur place et 5 arrivent automatiquement des caisses des commerçants. Il en manque deux à la fin du mois. C'est un taux de capture de 94 %, et les deux manques sont connus le 1er avril plutôt que découverts pendant une vérification.