Bon de réception
Le document, établi à l'arrivée d'une livraison, qui consigne ce qui a réellement été reçu par rapport au bon de commande.
En bref
- C'est la preuve de livraison utilisée dans le rapprochement à trois voies.
- Il consigne les quantités reçues et note les dommages ou les manques.
- Les marchandises reçues mais pas encore facturées doivent être comptabilisées en charges à payer en fin de mois.
Le bon de réception confirme l'arrivée des marchandises commandées. La personne qui reçoit la livraison la compare au bon de commande et consigne ce qui est arrivé : article, quantité, date et état. Dans la plupart des systèmes, c'est une saisie rattachée au bon de commande plutôt qu'un formulaire papier distinct.
Son rôle aux comptes fournisseurs
Le bon de réception est la deuxième branche du rapprochement à trois voies. À l'arrivée de la facture, on la compare au bon de commande (ce qui a été convenu) et au bon de réception (ce qui est arrivé). Si la facture compte 100 unités et le bon de réception 92, seules 92 devraient être payées jusqu'à ce que l'écart soit expliqué.
Son rôle à la clôture
Les marchandises arrivent souvent avant la facture. En fin de mois, un bon de réception sans facture signifie que l'entreprise a un coût non encore inscrit. Ces réceptions sont comptabilisées en charges à payer, souvent sous le libellé « réceptions non facturées », pour que les charges et les stocks soient complets. À l'arrivée de la facture, la charge à payer est contrepassée.
Le faire vraiment
Les réceptions sont souvent saisies par l'entrepôt ou le chantier plutôt que par les finances, et c'est l'étape la plus souvent sautée. Sans elles, le rapprochement à trois voies ne fonctionne pas : les factures attendent ou sont payées sans preuve de livraison.
Exemple chiffré
Une livraison incomplète
Un groupe de restaurants commande 40 caisses d'huile d'olive à 62 $ la caisse. Le gérant de cuisine en reçoit 36 et saisit un bon de réception pour 36. Le fournisseur facture les 40, soit 2 480 $. Le rapprochement à trois voies signale l'écart, et le restaurant paie 36 caisses, 2 232 $, jusqu'à l'arrivée des quatre autres ou d'une note de crédit.