Bon de commande ou facture

Le bon de commande et la facture décrivent le même achat, de deux côtés et à deux moments différents. L'acheteur émet le bon de commande (BC) pour commander des biens ou des services à un prix convenu. Le vendeur émet la facture pour être payé de ce qu'il a livré. L'un engage l'achat; l'autre le facture.

Les différences

• Qui l'envoie : l'acheteur envoie le bon de commande, le vendeur envoie la facture.
• Quand : le bon de commande précède la livraison. La facture l'accompagne ou la suit.
• À quoi il sert : le bon autorise la dépense et fixe les conditions. La facture demande le paiement et constate la vente.
• Dans les livres : un bon de commande approuvé est un engagement, pas une charge, et ne crée aucune écriture. Une facture approuvée crée un passif dans les comptes fournisseurs de l'acheteur et un compte client chez le vendeur.
• Taxes : la TPS/TVH et la TVQ figurent sur la facture. C'est la facture ou le reçu, pas le bon de commande, qui appuie un crédit de taxe sur les intrants ou un remboursement de la TVQ.

Comment ils se rejoignent

La facture devrait reprendre le numéro du bon de commande, pour que les comptes fournisseurs retrouvent la commande qu'elle facture. Avant de payer, on compare la facture au bon de commande et au bon de réception : c'est le rapprochement à trois voies. Si les quantités ou les prix ne concordent pas, la facture est retenue jusqu'à ce que l'écart soit expliqué. Repérer ces écarts est la principale raison d'utiliser des bons de commande.

Faut-il les deux?

Tout achat payé doit avoir une facture ou un reçu. Le bon de commande est facultatif : beaucoup d'entreprises ne l'exigent qu'au-delà d'un montant ou pour certaines catégories, et s'en passent pour les services publics, les abonnements et les petits achats par carte.