Anomalie de facture
Une facture fournisseur qui échoue à un contrôle, comme un écart de prix ou de quantité, et qui est bloquée jusqu'à ce que quelqu'un règle le problème.
En bref
- Causes courantes : prix ou quantité différents de la commande, pas de bon de commande, doublon, taxe erronée ou coordonnées bancaires modifiées.
- C'est là que passe le temps des comptes fournisseurs. Les factures qui concordent ne demandent presque rien.
- Suivre les motifs d'anomalie montre quels fournisseurs et quels processus les causent.
Une anomalie de facture survient quand une facture fournisseur ne peut pas être approuvée automatiquement parce que quelque chose ne concorde pas. La facture est bloquée avec un motif, et quelqu'un aux comptes fournisseurs, aux achats ou dans l'entreprise doit régler la question avant le paiement.
Les types courants
- Écart de prix : le prix unitaire facturé dépasse celui du bon de commande.
- Écart de quantité : plus d'unités facturées que commandées ou reçues.
- Pas de bon de commande : la facture n'en mentionne aucun, ou un qui n'existe pas.
- Doublon possible : même fournisseur, même montant et même date qu'une facture déjà traitée.
- Problème de taxe : numéro d'inscription manquant, mauvais taux ou taxe sur un article exonéré.
- Données fournisseur : des coordonnées bancaires différentes de celles du fichier maître, un signal de fraude classique.
Les régler
La plupart des anomalies se règlent de trois façons : la facture est acceptée dans la tolérance, le bon de commande ou la réception est corrigé, ou le fournisseur émet une note de crédit ou une facture corrigée. La résolution doit être consignée pour que la piste d'audit explique pourquoi la facture a été payée.
Les motifs d'anomalie sont des données utiles. Si un fournisseur cause la plupart des écarts de prix, ses prix dans le système sont faux ou il surfacture. Si la plupart des anomalies sont des bons de commande manquants, le processus d'achat est contourné.
Exemple chiffré
Seize blocages en une matinée
Sur 120 factures reçues lundi, 104 concordent et sont comptabilisées. Parmi les 16 bloquées : neuf écarts de prix d'un fournisseur d'emballages dont la hausse de 4 % n'a jamais été reportée sur les bons de commande, quatre bons de commande manquants, deux doublons possibles et une facture avec de nouvelles coordonnées bancaires, que les comptes fournisseurs confirment en appelant le numéro connu du fournisseur avant de la libérer.