Fichier maître des fournisseurs
Le registre central de tous les fournisseurs qu'une entreprise paie : raison sociale, adresse, numéros de taxes, conditions de paiement et coordonnées bancaires.
En bref
- Chaque facture et chaque paiement en dépendent : une erreur se propage partout.
- La modification de coordonnées bancaires est la voie de fraude au paiement la plus courante.
- La création et la modification des fournisseurs doivent être strictement limitées et journalisées.
Le fichier maître des fournisseurs contient les renseignements de chaque fournisseur dans le système comptable ou d'achats. Chaque fiche comprend généralement la raison sociale et le nom commercial, l'adresse, les contacts, les numéros d'inscription aux taxes, les conditions de paiement, la devise, les comptes de charges par défaut et les coordonnées bancaires.
Pourquoi c'est important
Chaque facture est rattachée à une fiche fournisseur, et chaque paiement va au compte bancaire qui y est inscrit. Un mauvais numéro de taxe peut coûter des crédits de taxe. De mauvaises conditions signifient payer trop tôt ou trop tard. De mauvaises coordonnées bancaires envoient l'argent au mauvais endroit, parfois définitivement.
Le risque de fraude
L'attaque la plus courante contre les comptes fournisseurs est une demande de modification des coordonnées bancaires d'un fournisseur, souvent par un courriel qui semble venir de lui. Si le changement est fait sans vérification, le prochain paiement va au fraudeur. La protection standard : confirmer tout changement bancaire en appelant le fournisseur à un numéro déjà au dossier, jamais celui fourni dans la demande, et faire approuver le changement par une deuxième personne.
Le garder propre
- Limitez qui peut créer ou modifier des fournisseurs, et séparez ce rôle de l'approbation des factures et de la libération des paiements.
- Journalisez chaque modification, avec son auteur et sa date.
- Vérifiez les nouveaux fournisseurs contre les doublons et contre les adresses et comptes bancaires des employés.
- Désactivez les fournisseurs inutilisés depuis une période donnée.
Exemple chiffré
Un courriel qui avait l'air vrai
Les comptes fournisseurs reçoivent un courriel, apparemment d'un fournisseur de longue date, annonçant un nouveau compte bancaire pour tous les paiements futurs. La demande est consignée, et la commise appelle le service des comptes clients du fournisseur au numéro déjà au dossier. Le fournisseur n'a envoyé aucune demande. Le changement est refusé, et le paiement de 64 000 $ prévu cette semaine va au bon compte.