Séparation des tâches
La répartition des étapes clés d'un processus financier entre plusieurs personnes, pour qu'aucune ne puisse à la fois commettre et dissimuler une erreur ou une fraude.
En bref
- La séparation classique : qui autorise une opération ne l'inscrit pas, ne la paie pas et ne la rapproche pas.
- C'est un contrôle interne fondamental et une cible de chaque audit.
- Les petites équipes qui ne peuvent pas tout séparer compensent par la révision et la surveillance.
La séparation des tâches consiste à répartir les étapes d'un processus financier pour qu'aucune personne ne les contrôle toutes. L'objectif est simple : si une même personne peut créer une opération, l'approuver, l'inscrire et rapprocher le compte où elle aboutit, rien n'empêche une erreur ou une fraude de passer inaperçue.
Les quatre fonctions à séparer
- Autorisation : approuver un achat, un paiement ou une modification.
- Garde : l'accès à l'argent, aux chèques, aux stocks ou aux systèmes bancaires.
- Inscription : saisir les opérations dans le système comptable.
- Rapprochement : vérifier les registres contre des sources indépendantes.
Exemples
- La personne qui crée les fournisseurs ne devrait pas approuver les factures ni libérer les paiements.
- La personne qui prépare un lot de paiement ne devrait pas le libérer dans la banque.
- La personne qui inscrit les encaissements ne devrait pas rapprocher le compte bancaire.
- Un employé ne devrait pas approuver sa propre note de frais.
Pour les petites entreprises
Une entreprise avec un seul teneur de livres ne peut pas tout séparer. Des contrôles compensatoires comblent l'écart : le propriétaire consulte lui-même les relevés bancaires, approuve tous les paiements, valide les nouveaux fournisseurs et lit un rapport mensuel des écritures manuelles. Les systèmes aident aussi, en imposant des règles d'approbation et en journalisant qui a fait quoi.
Exemple chiffré
Une faille, et comment la combler
Dans une entreprise de 30 personnes, un seul commis aux comptes fournisseurs peut créer des fournisseurs, saisir des factures et préparer les paiements. Un audit signale le risque. L'entreprise confie la création de fournisseurs au contrôleur, exige que le chef des finances libère chaque lot de paiement et ajoute un rapport mensuel des changements bancaires des fournisseurs, revu par le propriétaire.