Lot de paiement

Le lot de paiement est le moment régulier où les comptes fournisseurs paient les fournisseurs. Plutôt que de payer chaque facture dès son approbation, l'équipe sélectionne toutes celles qui arrivent à échéance avant le prochain lot, crée les paiements d'un coup et les transmet à la banque.

Comment ça se passe

1. Les comptes fournisseurs sélectionnent les factures approuvées échues avant le prochain lot, plus celles qui offrent un escompte.
2. La sélection est revue : trésorerie disponible, doublons, éléments inhabituels.
3. Un fichier de paiement est créé, généralement pour des virements électroniques, parfois avec des chèques ou des paiements par carte.
4. Une personne autorisée, différente de celle qui l'a préparé, approuve la libération dans le système bancaire.
5. Les paiements sont comptabilisés, et des avis de paiement sont envoyés pour que les fournisseurs sachent quelles factures ont été réglées.

Choisir un rythme

Un lot hebdomadaire satisfait les fournisseurs et capte les escomptes. Un lot bimensuel ou mensuel demande moins de travail et garde la trésorerie plus longtemps, mais les factures échues juste après un lot attendent plus. Beaucoup d'entreprises paient chaque semaine, avec une option de paiement urgent hors cycle.

Le contrôle

Le lot de paiement est la dernière chance d'arrêter un mauvais paiement. Vérifier avant la libération les coordonnées bancaires modifiées, les factures non approuvées et les paiements à de nouveaux fournisseurs évite les erreurs et les fraudes les plus coûteuses.