Avis de paiement
Le message d'un client qui indique au vendeur quelles factures un paiement couvre et explique tout écart.
En bref
- C'est ce qui permet au vendeur d'imputer un paiement aux bonnes factures.
- Il arrive souvent séparément de l'argent, par courriel ou par un portail.
- Les paiements sans avis sont la principale cause d'encaissements non imputés.
L'avis de paiement est un message envoyé avec un paiement ou à côté. Il liste les factures réglées, le montant imputé à chacune et les déductions éventuelles, comme un escompte ou un montant contesté. Les acheteurs le génèrent habituellement de façon automatique à partir de leur lot de paiement.
Pourquoi c'est important
Les données bancaires en disent rarement assez. Un dépôt de 27 315 $ d'un client qui a douze factures ouvertes peut correspondre à bien des combinaisons. L'avis dit exactement lesquelles, ce qui rend l'imputation rapide et exacte. Sans lui, les comptes clients doivent deviner, contacter le client ou laisser le paiement non imputé.
Comment il arrive
- Par courriel, souvent en PDF, depuis le système des comptes fournisseurs du client
- Par un portail fournisseur géré par le client
- Dans les données du paiement lui-même, dans un champ de référence limité ou dans des formats plus riches
- Sous forme de talon joint à un chèque posté
La difficulté, c'est de réunir les deux moitiés. L'argent arrive à la banque et l'avis dans une boîte de réception, parfois à quelques jours d'intervalle. Les entreprises qui centralisent les avis et les rapprochent automatiquement des dépôts réduisent fortement leurs encaissements non imputés.
Côté payeur, envoyer des avis clairs est une courtoisie qui évite les appels de fournisseurs demandant à quoi correspond un paiement.
Exemple chiffré
Comprendre 27 315 $
Un dépôt de 27 315 $ arrive d'un client qui a 12 factures ouvertes. Séparément, son système envoie par courriel un avis listant cinq factures totalisant 27 500 $, moins une déduction de 185 $ pour une livraison incomplète. Les comptes clients imputent le paiement à ces cinq factures et ouvrent une déduction de 185 $, au lieu de deviner.