Paiement partiel (déduction)
Le fait qu'un client paie moins que le montant de la facture et garde la différence, pour une raison qu'il explique ou non.
En bref
- Raisons courantes : livraison endommagée ou incomplète, litige de prix, allocations promotionnelles et pénalités.
- Chaque déduction doit être examinée, puis acceptée par une note de crédit ou contestée.
- Les déductions laissées ouvertes pendant des mois sont rarement récupérées.
Un paiement partiel, ou déduction, survient quand un client paie une partie de la facture et retient le reste. Parfois l'avis de paiement explique pourquoi ; souvent il ne donne qu'un code, ou rien. Les déductions sont particulièrement fréquentes avec les grands détaillants et distributeurs.
Les raisons courantes
- Manques et dommages : le client affirme avoir reçu moins de marchandises, ou des marchandises abîmées.
- Prix : le client paie le prix qu'il croit convenu, différent de la facture.
- Promotions et allocations : promotions commerciales, publicité coopérative ou ristournes de volume prises en déduction.
- Pénalités de conformité : amendes pour livraison tardive, étiquetage erroné ou documents manquants selon les règles fournisseurs du détaillant.
- Escomptes : parfois pris après la fin de la période d'escompte.
Les traiter
Chaque déduction doit être inscrite comme élément distinct pour que la facture d'origine puisse être fermée et l'écart suivi. Quelqu'un rassemble ensuite les preuves, comme la preuve de livraison, l'entente de prix ou le contrat de promotion, et décide si la déduction est fondée. Si oui, elle est réglée par une note de crédit ; sinon, elle est contestée auprès du client.
Le temps joue contre vous. Les preuves deviennent plus difficiles à trouver et les clients moins enclins à annuler une déduction à mesure que les mois passent. Les entreprises qui revoient leurs déductions chaque semaine récupèrent bien plus que celles qui font le ménage en fin d'exercice.
Exemple chiffré
La déduction d'un détaillant
Un producteur alimentaire facture 48 000 $ à une chaîne d'épiceries et reçoit 46 560 $. L'avis indique une déduction de 1 440 $ codée « pénalité de livraison tardive ». La preuve de livraison montre que le camion est arrivé dans la plage réservée : le producteur conteste la déduction sur le portail du détaillant, joint le relevé horodaté du transporteur et récupère le plein montant six semaines plus tard.