Imputation des encaissements
L'association de chaque paiement client reçu aux factures qu'il règle, pour que les comptes clients montrent ce qui reste dû.
En bref
- Un paiement n'est vraiment encaissé qu'une fois imputé aux bonnes factures.
- Le plus difficile : les paiements sans avis clair, partiels, groupés ou inexpliqués.
- Un encaissement non imputé fait paraître un client en retard alors qu'il ne l'est pas, et déclenche de mauvaises relances.
L'imputation des encaissements, ou lettrage, est l'étape des comptes clients où les paiements reçus sont associés aux factures ouvertes. Quand un client paie 18 450 $, quelqu'un, ou un logiciel, doit décider quelles factures ce paiement couvre, les marquer payées et traiter tout écart.
Plus difficile qu'il n'y paraît
Un seul paiement couvre souvent plusieurs factures. Certains clients paient un peu moins que facturé parce qu'ils ont pris un escompte, retenu un montant contesté ou payé net de frais. D'autres paient sans dire à quoi correspond le paiement. L'avis de paiement, quand il existe, peut arriver séparément, par courriel ou par un portail, dans un format qui ne correspond pas aux données bancaires.
Comment on procède
- Correspondance exacte : le montant égale une facture ou une combinaison connue de factures.
- Selon l'avis de paiement : l'avis du client indique quelles factures sont réglées.
- Règles : par exemple, imputer aux factures les plus anciennes d'abord, ou accepter les écarts sous une petite tolérance.
- Exceptions : les paiements partiels et les encaissements non identifiés vont à une personne pour enquête.
Pourquoi c'est important
Tant qu'un paiement n'est pas imputé, le client semble encore devoir la somme. Le classement chronologique exagère les retards, les agents relancent des clients qui ont payé, et les blocages de crédit empêchent de bons clients de commander. Une imputation rapide et exacte rend tous les autres rapports des comptes clients fiables.
Exemple chiffré
Un paiement, trois factures
Un client envoie 18 450 $ avec un avis listant les factures 1041 (9 200 $), 1047 (6 000 $) et 1052 (3 500 $). Total : 18 700 $. L'écart de 250 $ est une déduction notée « palette endommagée ». Les deux premières factures sont marquées payées, 3 250 $ sont imputés à la 1052 avec une déduction de 250 $ ouverte pour enquête, et le solde du client est exact le jour même.