Boîte de recouvrement bancaire
Un service bancaire qui reçoit les chèques des clients à une adresse dédiée, les dépose et transmet à l'entreprise le détail des paiements.
En bref
- Les chèques vont directement à la banque au lieu de passer par le bureau.
- La banque envoie les images et les données pour que les paiements soient imputés aux factures.
- Il perd de l'importance à mesure que les clients paient par voie électronique.
La boîte de recouvrement bancaire, ou lockbox, est un service d'encaissement offert par les banques. Les clients postent leurs paiements à une case postale gérée par la banque plutôt qu'à l'entreprise. La banque ouvre le courrier, dépose les chèques et envoie à l'entreprise un fichier avec les images des chèques et des talons, et les données clés : montant, payeur, numéros de facture.
Pourquoi les entreprises l'utilisent
- Rapidité : les chèques sont déposés le jour de leur arrivée plutôt qu'après un séjour dans le courrier du bureau.
- Sécurité : moins de personnes manipulent les chèques, ce qui réduit le risque de perte ou de vol.
- Données : le détail des paiements arrive dans un fichier structuré qui alimente l'imputation des encaissements.
Entreprises ou consommateurs
Le service pour entreprises traite moins de paiements, plus gros, souvent avec des avis complexes couvrant de nombreuses factures. Le service pour consommateurs traite beaucoup de petits paiements avec des talons standards, comme les factures de services publics ou d'assurance.
Un service en déclin
Les chèques représentent une part décroissante des paiements d'entreprise au Canada et aux États-Unis, à mesure que les virements électroniques et les paiements par carte progressent. Beaucoup d'entreprises gardent une boîte de recouvrement pour les clients qui paient par chèque, tout en orientant les nouveaux vers le paiement électronique, plus rapide et aux données plus propres.
Exemple chiffré
Le fichier d'une journée
La boîte de recouvrement d'un distributeur reçoit 64 chèques mardi, pour un total de 213 400 $. À midi, les fonds sont déposés et la banque envoie un fichier avec le montant, le payeur et les numéros de facture lus sur les talons. Le logiciel des comptes clients en rapproche 58 automatiquement ; les six sans talon sont imputés à la main à partir des images.