Encaissements

Les encaissements (en anglais « cash receipts ») sont toutes les sommes que l'entreprise reçoit : paiements de clients en espèces, par chèque, par carte, par virement Interac ou électronique, mais aussi remboursements, produits d'emprunt et intérêts. En comptabilité, l'encaisse désigne tout argent qui arrive au compte bancaire, pas seulement les billets et la monnaie. Le terme couvre aussi les pièces qui prouvent chaque paiement et le journal des encaissements où ils sont inscrits.

Le journal des encaissements

Le journal des encaissements liste chaque paiement reçu par ordre de date : qui a payé, le montant, le mode de paiement, ce qu'il règle et les comptes touchés. La plupart des lignes débitent l'encaisse et créditent les comptes clients, pour un client qui paie une facture, ou les ventes, pour une vente au comptant. Les totaux sont reportés au grand livre en fin de période. Un logiciel comptable tient le même registre sous forme de dépôts et de paiements reçus.

Le contrôle des encaissements

• Séparer les tâches : la personne qui ouvre le courrier ou reçoit les paiements ne devrait pas être celle qui les inscrit ou fait le rapprochement bancaire.
• Inscrire et déposer vite : noter chèques et espèces à leur arrivée et les déposer chaque jour.
• Balancer chaque jour : vérifier en fin de journée que les registres concordent avec l'argent et les paiements par carte réellement reçus.
• Rapprocher chaque mois : comparer le journal aux dépôts bancaires.

Appliquer les paiements

Inscrire un paiement n'est que la moitié du travail. Il faut aussi le rattacher à la facture qu'il règle, ce qui se complique quand un client paie plusieurs factures d'un coup, paie moins que le montant dû ou n'envoie pas d'avis de paiement. Cette étape, c'est l'affectation des encaissements, et les paiements non rattachés restent en encaissements non affectés jusqu'à ce que quelqu'un trouve ce qu'ils couvrent.