Encaissement non imputé
Les paiements clients reçus et déposés, mais pas encore associés aux factures qu'ils règlent.
En bref
- L'argent est à la banque, mais le grand livre auxiliaire montre encore les factures comme impayées.
- Il fait paraître des clients en retard, ce qui entraîne de mauvaises relances et des blocages de crédit.
- Il doit être résorbé vite et revu à chaque fin de mois.
L'encaissement non imputé est de l'argent reçu des clients qui se trouve dans les livres sans être relié à des factures précises. Le dépôt est inscrit, souvent dans un compte d'attente, mais les factures qu'il devait payer restent ouvertes.
Pourquoi ça arrive
- Le paiement est arrivé sans avis de paiement.
- Le montant ne correspond à aucune facture ni combinaison de factures.
- Le nom du payeur sur le dépôt diffère de celui du client dans le système, par exemple une société mère qui paie pour une filiale.
- Le client a payé avant l'émission de la facture, comme dépôt ou paiement anticipé.
- L'équipe d'imputation est en retard.
Pourquoi c'est important
Les encaissements non imputés faussent presque toutes les mesures des comptes clients. Le classement chronologique montre des clients en retard alors qu'ils ont payé. Le délai moyen de recouvrement paraît pire qu'il ne l'est. Les agents relancent des clients qui ont payé, ce qui irrite les bons clients, et les blocages de crédit peuvent empêcher leur prochaine commande.
Les résorber
La solution : examiner chaque encaissement non imputé rapidement, vérifier les boîtes courriel et les portails d'avis, contacter le client, chercher les factures correspondant au montant. Les paiements qui ne correspondent vraiment à aucune facture, comme les trop-payés, doivent être remboursés ou conservés comme crédit au compte, pas laissés indéfiniment en attente.
Exemple chiffré
Un client qui avait payé, mais semblait en retard
Le paiement de 22 600 $ d'un client arrive du compte bancaire de sa société mère, sous un autre nom. Il reste trois semaines en encaissement non imputé, pendant que les factures du client affichent 45 jours de retard et qu'un blocage automatique empêche une nouvelle commande. Une fois le paiement retracé et imputé, le blocage est levé : le solde du client était en fait à jour.