Indemnité journalière (per diem)
Un montant quotidien fixe versé pour couvrir les repas et les faux frais pendant un déplacement professionnel, au lieu de rembourser chaque reçu.
En bref
- L'employé reçoit le taux quotidien, peu importe ce qu'il dépense réellement.
- Une preuve du déplacement est nécessaire, mais les reçus de repas ne le sont généralement pas.
- Au Canada, une indemnité raisonnable n'est généralement pas imposable. Beaucoup d'employeurs s'inspirent des taux de déplacement du gouvernement fédéral.
L'indemnité journalière, ou per diem (« par jour » en latin), est une allocation fixe pour chaque jour de déplacement d'affaires. Elle couvre habituellement les repas et les faux frais comme les pourboires, parfois l'hébergement. Plutôt que de recueillir et de vérifier chaque reçu de repas, l'entreprise verse un montant par jour, souvent réduit pour les jours de transport ou quand un repas est déjà fourni.
Pourquoi les entreprises l'utilisent
Le per diem réduit la paperasse des deux côtés. Les employés n'ont pas à garder leurs reçus de repas, et les finances n'ont pas à les vérifier un à un. Les coûts deviennent prévisibles : un voyage de quatre jours coûte quatre jours d'indemnité, peu importe où l'employé mange.
Fixer le taux
Les taux varient normalement selon l'endroit, puisqu'un souper à Toronto coûte plus cher que dans un petit village. Au Canada, beaucoup d'employeurs utilisent comme repère les taux de repas et de faux frais publiés par le Conseil national mixte pour la fonction publique fédérale. Aux États-Unis, la General Services Administration publie des taux par ville.
Traitement fiscal
Au Canada, une indemnité raisonnable versée pour un déplacement hors du lieu de travail habituel n'est généralement pas imposable. Un montant nettement supérieur aux coûts raisonnables peut devenir un avantage imposable. L'employé doit tout de même montrer que le déplacement a eu lieu, généralement par ses réservations ou un registre de voyage.
Exemple chiffré
Un congrès de trois jours
Une entreprise verse une indemnité de 90 $ par jour pour les repas et les faux frais, réduite de 22 $ quand le déjeuner est inclus. Pour un congrès de trois jours où l'hôtel offre le déjeuner, l'employé reçoit 3 × (90 $ − 22 $) = 204 $. Il soumet sa réservation d'hôtel comme preuve du déplacement, sans reçus de repas.