Voyages et représentation
La catégorie qui couvre les déplacements d'affaires, les repas et l'accueil de clients, souvent l'un des plus gros postes de dépenses des employés.
En bref
- Elle comprend les vols, les hôtels, le transport terrestre, les repas, la représentation et les faux frais.
- Elle se gère par une politique de voyages et de dépenses, des réservations et des cartes d'entreprise.
- C'est là que s'appliquent le plus souvent les limites fiscales, comme la règle des 50 % sur les repas.
Les frais de voyages et de représentation, souvent abrégés T&E, couvrent les coûts engagés quand des employés se déplacent ou reçoivent des personnes pour affaires. C'est souvent la plus grande part des dépenses que les employés contrôlent directement, et la partie la plus visible d'un programme de dépenses.
Ce qu'ils comprennent
- Transport : avion, train, location de voiture, taxi, covoiturage, kilométrage et stationnement.
- Hébergement : hôtels et locations de courte durée.
- Repas : en déplacement, remboursés ou couverts par une indemnité journalière.
- Représentation : soupers clients, événements et accueil.
- Faux frais : pourboires, frais de bagages, Wi-Fi et autres petits coûts.
Pourquoi ils demandent une attention particulière
Les frais de voyages et de représentation sont nombreux, répartis entre beaucoup de personnes et pleins de choix à faire : quel hôtel, quel vol, quel restaurant. C'est aussi là que mordent les règles fiscales : au Canada, les repas et la représentation ne sont généralement déductibles qu'à 50 %, et la récupération des taxes sur ces frais est limitée de la même façon. Et c'est là que se concentre la plupart des fraudes aux notes de frais.
Les entreprises les gèrent avec une politique qui fixe des plafonds, un canal de réservation pour les vols et les hôtels, des cartes d'entreprise pour payer et un processus qui capture les reçus et les vérifie selon les règles.
Exemple chiffré
Un trimestre de frais
Une firme de consultation de 40 personnes dépense 186 000 $ en frais de voyages et de représentation en un trimestre : 71 000 $ en vols, 58 000 $ en hôtels, 22 000 $ en transport terrestre, 27 000 $ en repas et 8 000 $ en représentation client. Comme 35 000 $ sont des repas et de la représentation, seule la moitié, 17 500 $, est déductible.