Politique de dépenses
Les règles écrites qui précisent ce que les employés peuvent payer avec l'argent de l'entreprise, jusqu'à quel montant et avec quelles preuves.
En bref
- Une bonne politique est courte, précise et appliquée de façon constante.
- Elle fixe des plafonds, des approbations et des pièces à fournir, pas seulement une liste d'interdits.
- Les règles que le logiciel vérifie automatiquement s'appliquent bien plus également que celles laissées aux approbateurs.
Une politique de dépenses établit les règles pour dépenser au nom de l'entreprise. Elle indique aux employés ce qui est couvert, ce qui ne l'est pas, les plafonds, qui approuve quoi et les documents nécessaires pour être remboursé ou justifier un débit de carte.
Ce qu'elle couvre habituellement
- Déplacements : classe des billets d'avion, plafonds d'hôtel, location de voiture et taux kilométrique.
- Repas : indemnités journalières ou plafonds par repas, règles sur l'alcool et la représentation.
- Reçus : quand un reçu détaillé est exigé et le délai pour le soumettre.
- Approbations : les seuils qui déclenchent un deuxième approbateur ou une révision des finances.
- Non remboursable : achats personnels, amendes, surclassements, etc.
La faire fonctionner
Une politique échoue de deux façons : elle est trop vague pour s'appliquer (« frais de repas raisonnables ») ou trop longue pour être lue. Les plus efficaces donnent des chiffres clairs et s'appliquent de la même façon à tout le monde. Quand les règles sont intégrées au logiciel de dépenses, qu'un hôtel hors plafond ou un reçu manquant est signalé dès la soumission, les employés apprennent la politique par la rétroaction plutôt que par un document survolé une fois.
Exemple chiffré
Trois règles bien énoncées
« Hôtels : jusqu'à 250 $ la nuit à Toronto, Montréal et Vancouver, 180 $ ailleurs. Souper : jusqu'à 60 $ par personne, alcool non remboursé. Reçu détaillé exigé pour toute dépense de plus de 30 $, soumis dans les 30 jours. » Chaque règle a un chiffre, chacune peut donc être vérifiée automatiquement.