Contrôle des dépenses
Les politiques, approbations et vérifications qui gardent les dépenses de l'entreprise dans le budget et dans les règles, avant et après la sortie de l'argent.
En bref
- Il s'assure que les dépenses sont permises, approuvées et enregistrées, ce qui diffère de la réduction des coûts.
- Les contrôles préventifs agissent avant la dépense ; les contrôles de détection repèrent les problèmes après.
- Des vérifications automatiques avec une révision humaine des exceptions passent mieux à l'échelle que tout réviser.
Le contrôle des dépenses est l'ensemble des règles et des vérifications qu'une entreprise utilise pour s'assurer que chaque dépense est permise, approuvée et bien enregistrée. Ce n'est pas la même chose que réduire les coûts. Le but est que chaque dollar dépensé l'ait été comme prévu, par la bonne personne, pour la bonne raison, et que les livres le reflètent fidèlement.
Les contrôles préventifs
Les contrôles préventifs agissent avant ou au moment de la dépense :
- Une politique de dépenses écrite, avec des limites par catégorie
- Une préapprobation pour les déplacements et les gros achats
- Des limites de carte et des restrictions par commerçant
- Des budgets par équipe, projet ou centre de coûts
Les contrôles de détection
Les contrôles de détection repèrent les problèmes après coup :
- Le rapprochement d'un reçu pour chaque transaction par carte
- La détection des doublons et des dépenses fractionnées
- La révision des rapports de dépenses par le gestionnaire et les finances
- Des rapports de dépenses par catégorie, fournisseur et personne
Garder le contrôle sans ralentir les gens
Les contrôles qui demandent à quelqu'un de regarder chaque dépense ne suivent pas la croissance, et les approbateurs finissent par approuver des totaux plutôt que des lignes. La meilleure approche combine des vérifications automatiques et une attention humaine réservée aux exceptions. Dans Smartbills, les règles de la politique s'appliquent dès qu'une dépense est soumise : une règle stricte la bloque et explique pourquoi à l'employé, une règle souple la laisse passer vers l'approbateur avec le verdict joint. Les dépenses sont acheminées à un approbateur selon le montant, la catégorie et le centre de coûts, et la position budgétaire se met à jour à mesure que les transactions passent.
Exemple chiffré
Une limite de repas en pratique
Une firme de 40 personnes crée une règle souple qui signale les soupers avec des clients de plus de 75 $ par personne. Le premier mois, 14 des 220 dépenses de repas sont signalées. Les approbateurs en acceptent neuf avec une raison, comme la visite d'un client de l'extérieur, et en renvoient cinq. Personne n'a à lire les 206 autres.