Gestion des dépenses d'entreprise
Le contrôle de toutes les sorties d'argent d'une entreprise, des dépenses des employés et des cartes aux factures fournisseurs et aux abonnements, dans un seul processus.
En bref
- C'est plus large que la gestion des notes de frais, qui ne couvre que les dépenses des employés.
- L'objectif est de voir et d'approuver la dépense avant qu'elle ait lieu, pas seulement de l'enregistrer après.
- Elle réunit cartes, factures, achats et budgets dans une même vue.
La gestion des dépenses d'entreprise, souvent appelée spend management, consiste à contrôler tous les types de dépenses de façon cohérente. Elle réunit des processus autrefois séparés : notes de frais, cartes d'entreprise, factures fournisseurs, demandes d'achat, abonnements et suivi budgétaire.
Pourquoi elle est apparue
Dans beaucoup d'entreprises, l'argent sort par plusieurs portes que personne ne voit ensemble. Les déplacements passent par les notes de frais, les logiciels sont payés par carte, les fournisseurs envoient leurs factures aux comptes fournisseurs et les directeurs signent des contrats. Chaque processus peut être bien géré, mais personne ne peut répondre à une question simple comme « combien dépensons-nous en logiciels cette année, et avec qui ? ». La gestion des dépenses d'entreprise met ces flux au même endroit.
Ce qu'elle comprend
- Avant la dépense : budgets, demandes d'achat et approbations.
- Au moment de la dépense : cartes avec plafonds et règles, ou bons de commande.
- Après la dépense : reçus et factures capturés, rapprochés et codés.
- Partout : rapports par fournisseur, catégorie, service et budget.
Le changement consiste à passer de l'enregistrement après coup au pilotage en amont. C'est de là que viennent les économies : un abonnement non renouvelé, un achat redirigé vers un fournisseur sous contrat, un dépassement de budget vu la deuxième semaine plutôt qu'à la fin du trimestre.
Exemple chiffré
Des dépenses logicielles à trois endroits
Une entreprise de 60 personnes pense dépenser environ 8 000 $ par mois en logiciels, d'après ses comptes fournisseurs. En réunissant cartes et notes de frais dans la même vue, elle découvre 4 700 $ de plus par mois en outils payés par carte ou réclamés par des employés, dont trois abonnements distincts au même outil de design.