Gestion des dépenses de télécommunications (TEM)
Le travail, et le logiciel, qui permet de suivre, de vérifier et de répartir ce qu'une entreprise paie pour ses cellulaires, sa téléphonie, Internet et les données.
En bref
- Elle couvre l'inventaire des lignes, la collecte des factures, la vérification, la répartition et les changements de forfait.
- Les erreurs se cachent dans les petites lignes récurrentes : lignes inutilisées, forfaits dépassés, crédits expirés.
- Les factures de télécom sont souvent sur un portail : les récupérer est la première étape du contrôle.
La gestion des dépenses de télécommunications, ou TEM (pour telecom expense management), est la façon dont une entreprise garde le contrôle de ce qu'elle paie à ses fournisseurs pour les lignes cellulaires, les lignes fixes, Internet et les données. Elle consiste à savoir quelles lignes et quels appareils existent, à vérifier chaque facture par rapport au forfait signé, à imputer chaque coût à la bonne équipe et à annuler ce que personne n'utilise.
Pourquoi les factures de télécom demandent leur propre processus
Les dépenses de télécom reviennent chaque mois, se répartissent sur de nombreuses petites lignes et arrivent dans des formats qui changent d'un fournisseur à l'autre. Une entreprise de taille moyenne peut compter des centaines de lignes cellulaires chez deux ou trois fournisseurs, chacune avec son forfait, ses options d'itinérance et ses versements d'appareil. Les erreurs sont fréquentes : des lignes encore actives après le départ d'un employé, des forfaits qui ne correspondent plus à l'usage, des crédits promotionnels qui expirent sans avertissement et des taxes facturées au mauvais taux.
Ce que comprend habituellement la TEM
- Inventaire : la liste de chaque ligne, appareil et compte, avec son responsable et son centre de coûts.
- Collecte des factures : obtenir chaque facture à chaque cycle, souvent sur un portail en ligne plutôt que par courriel.
- Vérification : comparer la facture au contrat et au mois précédent pour repérer les surfacturations.
- Répartition : partager la facture entre services, projets ou clients.
- Optimisation : passer des lignes à des forfaits moins chers et fermer celles que personne n'utilise.
Le côté facture
L'essentiel de la friction commence avant toute vérification. Les factures sont derrière un identifiant sur le portail de Bell, Rogers, TELUS ou Vidéotron au Canada, ou d'AT&T, Verizon ou T-Mobile aux États-Unis, et quelqu'un doit penser à les télécharger. La récupération des factures de Smartbills se connecte à ces portails à chaque cycle de facturation, télécharge la facture, en lit le numéro de compte, les dates, le montant et les taxes, puis l'envoie aux comptes fournisseurs déjà codée. Smartbills prend en charge cette collecte et ce codage. L'inventaire des appareils et l'optimisation des forfaits relèvent d'un outil de TEM spécialisé ou de votre représentant chez le fournisseur.
Exemple chiffré
Quarante-huit lignes, deux fournisseurs
Une entreprise de 60 personnes a 48 lignes cellulaires réparties entre deux fournisseurs. La révision de trois mois de factures révèle sept lignes encore facturées pour des personnes parties, à 55 $ par mois chacune. Les fermer économise 385 $ par mois, soit 4 620 $ par année, et la révision repère aussi une option d'itinérance de 240 $ jamais retirée après un voyage.