Gestion des abonnements
Le suivi et le contrôle des abonnements récurrents d'une entreprise, surtout logiciels, pour savoir ce qu'elle paie, qui les utilise et quand chacun se renouvelle.
En bref
- Les abonnements sont éparpillés entre cartes, notes de frais et factures : personne ne voit la liste complète.
- Les licences inutilisées, les outils en double et les renouvellements automatiques oubliés sont les principales sources de gaspillage.
- Un responsable et une date de renouvellement pour chaque abonnement en sont la base.
La gestion des abonnements consiste à garder les frais récurrents sous contrôle. Dans la plupart des entreprises, la plus grande catégorie est le logiciel, mais elle comprend aussi les services de données, les adhésions, les médias et tout service facturé chaque mois ou chaque année.
Pourquoi ça dérape
Un abonnement se crée facilement et s'oublie aussi facilement. Un employé s'abonne à un outil avec une carte, une équipe en achète un deuxième qui fait la même chose, quelqu'un part et ses licences continuent de se renouveler, et un contrat annuel se renouvelle tout seul parce que personne n'a vu le préavis. Comme les frais passent par les cartes, les notes de frais et les factures fournisseurs, aucun rapport ne les montre tous.
Ce qu'est une bonne gestion
- Inventaire : une seule liste de tous les abonnements, bâtie à partir des cartes, des dépenses et des comptes fournisseurs.
- Responsabilité : un responsable nommé pour chacun.
- Dates de renouvellement : suivies avec assez d'avance pour renégocier ou annuler.
- Utilisation : licences comparées aux utilisateurs réels.
- Contrôles de paiement : une carte virtuelle dédiée par abonnement, avec un plafond, pour que les hausses de prix et les renouvellements non voulus apparaissent aussitôt.
Comptabiliser les abonnements
Les abonnements mensuels passent en charge à mesure qu'ils sont facturés. Les abonnements annuels payés d'avance sont des charges payées d'avance, à répartir sur les mois couverts, pour que le mois du paiement ne porte pas une année de coûts.
Exemple chiffré
Un audit des abonnements
Une entreprise de 120 personnes dresse son premier inventaire d'abonnements à partir des données de cartes, de dépenses et de comptes fournisseurs, et trouve 146 abonnements actifs pour 38 400 $ par mois. Trois outils de gestion de projet se chevauchent, 22 % des licences payées n'ont pas servi depuis 60 jours et quatre contrats annuels se renouvellent au prochain trimestre. Regrouper les outils et retirer les licences inutilisées réduit le total mensuel de 7 900 $.