Gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
La gestion des contrats, de la demande et de la rédaction jusqu'à la négociation, la signature, l'exécution et le renouvellement ou la résiliation.
En bref
- Elle réunit chaque contrat, ses modalités et ses dates clés au même endroit.
- Les dates de renouvellement ratées sont l'un des coûts les plus fréquents et les plus évitables.
- Elle relie les modalités du contrat à ce qui est réellement payé, pour repérer la surfacturation.
La gestion du cycle de vie des contrats, ou CLM, couvre tout ce qui arrive à un contrat. Elle commence quand quelqu'un a besoin d'une entente et se poursuit jusqu'à la fin du contrat ou son renouvellement. Les logiciels de CLM centralisent les contrats et suivent leurs obligations et leurs dates.
Les étapes
- Demande : un besoin est défini, avec les modalités commerciales de base.
- Rédaction : le contrat est rédigé, souvent à partir d'un modèle approuvé.
- Négociation : les parties échangent des révisions jusqu'à l'accord.
- Approbation et signature : approbations internes, puis signature, souvent électronique.
- Exécution : obligations, niveaux de service et prix sont suivis pendant la durée du contrat.
- Renouvellement ou résiliation : le contrat est renégocié, renouvelé ou résilié avec le préavis exigé.
Pourquoi c'est important pour les finances
Les contrats qui vivent dans des boîtes courriel et des lecteurs partagés causent des problèmes prévisibles. Des renouvellements automatiques passent parce que personne n'a vu le préavis de 60 jours. Des fournisseurs facturent plus que le contrat ne le permet et personne ne vérifie. Des rabais de volume et des crédits de service ne sont jamais réclamés. Relier les contrats aux factures et aux paiements permet aux finances de confirmer que ce qui est payé correspond à ce qui a été convenu.
Pour les logiciels et les abonnements en particulier, une liste des contrats avec leurs responsables et leurs dates de renouvellement est souvent le moyen le plus rapide de trouver des économies.
Exemple chiffré
Un renouvellement automatique évité à temps
Le système de CLM d'une entreprise signale un contrat d'analytique de 48 000 $ par année 90 jours avant son renouvellement automatique, avec un préavis d'annulation de 60 jours. Le responsable revoit l'utilisation, constate que seules 12 licences sur 40 servent, et renégocie à 15 licences pour 19 000 $. Sans le rappel, le contrat aurait été renouvelé au plein prix pour un an.