Appel de propositions (RFP)
Un document officiel qui invite des fournisseurs à proposer comment ils répondraient à un besoin, utilisé quand la solution et le prix doivent tous deux être comparés.
En bref
- Un appel de propositions demande aux fournisseurs comment ils régleraient un problème, pas seulement leur prix.
- Les propositions sont notées selon des critères fixés d'avance, comme la capacité, le prix et le risque.
- Il convient aux achats complexes : logiciels, impartition, services professionnels.
L'appel de propositions, ou RFP, sert quand une entreprise sait ce qu'elle veut accomplir, mais veut que les fournisseurs proposent comment. Il décrit les exigences, les critères d'évaluation, l'échéancier et le format de réponse, et invite plusieurs fournisseurs à soumettre une proposition détaillée.
RFP, RFQ et RFI
- Demande de renseignements (RFI) : une étape préliminaire pour connaître l'offre du marché et qui peut fournir.
- Appel de propositions (RFP) : pour les besoins complexes où l'approche, la capacité et le prix comptent tous.
- Demande de prix (RFQ) : pour les besoins bien définis où le prix est la principale différence.
Bien mener un appel de propositions
- Définir clairement les exigences, en séparant l'essentiel du souhaitable.
- Fixer les critères et leur pondération avant de voir les propositions, par exemple capacité 40 %, prix 30 %, mise en œuvre 20 %, risque 10 %.
- Donner à tous les fournisseurs la même information et la même échéance, et répondre aux questions ouvertement.
- Noter les propositions de façon indépendante, établir une liste restreinte et tenir des démonstrations ou des entrevues.
- Négocier avec le fournisseur retenu et confirmer le contrat.
Les organismes publics doivent généralement suivre des règles d'appel d'offres officielles, qui encadrent la publication des occasions et la sélection des fournisseurs. Dans le privé, le processus est souple, mais profite de la même rigueur.
Exemple chiffré
Choisir une plateforme de dépenses
Une entreprise de 600 personnes lance un appel de propositions pour un logiciel de dépenses auprès de cinq fournisseurs, avec la pondération suivante : capacité 40 %, coût total sur trois ans 30 %, mise en œuvre 20 % et sécurité 10 %. Le fournisseur le moins cher obtient la plus faible note de capacité ; le gagnant est deuxième sur le prix mais premier au total, et le coût négocié sur trois ans finit 11 % sous sa proposition initiale.