Demande de prix (RFQ)
Une demande invitant des fournisseurs à coter un prix pour des biens ou services clairement définis, afin de comparer les offres sur le coût.
En bref
- La demande de prix fonctionne quand l'entreprise sait exactement ce qu'elle veut.
- Les fournisseurs se font surtout concurrence sur le prix, les délais et les conditions.
- Beaucoup d'entreprises exigent plusieurs soumissions au-delà d'une certaine valeur.
La demande de prix, ou RFQ, demande aux fournisseurs de chiffrer un besoin défini : produits précis, quantités, dates de livraison et conditions. Comme tous les fournisseurs chiffrent la même chose, les réponses se comparent directement.
Quand l'utiliser
La demande de prix convient aux achats standards et bien définis : 500 pièces selon un dessin, du mobilier de bureau d'après une liste, une quantité fixe de matériaux, un service aux livrables clairs. Quand l'entreprise ne sait pas quelle solution il lui faut, ou que les approches des fournisseurs vont beaucoup différer, l'appel de propositions convient mieux.
Comparer les soumissions
Le prix unitaire le plus bas n'est pas toujours l'offre la moins chère. Une comparaison juste tient compte :
- du prix unitaire et des rabais de volume ;
- du transport, des droits et des autres frais ajoutés ;
- du délai et de la fiabilité de livraison ;
- des conditions de paiement et d'un éventuel escompte ;
- de la garantie, des retours et du service après-vente.
Les seuils de politique
Beaucoup de politiques d'achat exigent un nombre minimal de soumissions au-delà d'une certaine valeur, par exemple trois soumissions écrites pour tout achat de plus de 10 000 $. Ça garde les prix concurrentiels et donne aux auditeurs la preuve que les fournisseurs ont été choisis équitablement.
Exemple chiffré
Trois soumissions, un gagnant clair
Un centre de services scolaire demande des prix pour 200 chaises de classe. Le fournisseur A soumet 89 $ l'unité plus 1 200 $ de livraison. Le fournisseur B, 84 $ plus 3 400 $ de livraison. Le fournisseur C, 87 $ livrées. Totaux : A 19 000 $, B 20 200 $, C 17 400 $. Le prix unitaire le plus bas était l'offre la plus chère.