Demande d'achat

La demande d'achat est la façon dont un employé demande à l'entreprise d'acheter quelque chose. Elle décrit le besoin, la quantité, le coût estimé, le fournisseur privilégié s'il y en a un, le budget ou le centre de coûts à imputer et la raison de l'achat.

Demande d'achat ou bon de commande

La demande est un document interne : une demande d'autorisation. Le bon de commande est externe : un engagement envoyé au fournisseur. Le parcours habituel : demande, approbation, puis bon de commande, souvent créé automatiquement à partir de la demande approuvée par l'approvisionnement.

Pourquoi les entreprises l'utilisent

• Contrôle budgétaire : le responsable du budget approuve la dépense avant qu'elle soit engagée, pas après l'arrivée d'une facture.
• Meilleurs achats : l'approvisionnement peut diriger l'achat vers un fournisseur sous contrat ou regrouper des demandes semblables.
• Piste d'audit : le dossier montre qui a demandé l'achat, pourquoi, et qui l'a approuvé.

La garder utile

Des demandes qui prennent des jours à être approuvées poussent les gens vers les cartes et les achats hors contrat. Les catalogues d'articles courants, l'approbation automatique des petits montants dans le budget et l'approbation mobile gardent le processus assez rapide pour que les gens l'utilisent.