Achats hors contrat
Les achats faits en dehors du processus d'achat, des contrats ou des fournisseurs privilégiés de l'entreprise.
En bref
- Ils surviennent généralement parce que la voie approuvée est plus lente ou plus compliquée que d'acheter directement.
- Ils coûtent cher : prix négociés ratés et contrôles plus faibles.
- La solution consiste souvent à faciliter la bonne façon de faire, pas à ajouter des règles.
Les achats hors contrat, aussi appelés achats sauvages, contournent les processus et les ententes mis en place par l'entreprise. Un employé commande des fournitures sur un site Web plutôt qu'auprès du fournisseur sous contrat, un gestionnaire s'abonne à un logiciel avec sa carte personnelle, une équipe embauche un contractuel sans bon de commande.
Pourquoi ils surviennent
- Le processus approuvé est lent et le besoin est urgent.
- Les gens ne savent pas qu'un contrat ou un fournisseur privilégié existe.
- Le fournisseur privilégié n'a pas ce qu'il faut.
- Acheter par carte est simplement plus facile qu'émettre une demande d'achat.
Ce qu'ils coûtent
Le coût direct est de payer plus que le prix négocié. Les coûts indirects sont souvent plus grands : des fournisseurs non vérifiés sur le plan du risque ou de la sécurité, des dépenses qui ne comptent pas pour les rabais de volume, des abonnements en double et des achats difficiles à voir avant l'arrivée de la facture ou du relevé de carte.
Les réduire
Faire la police fonctionne rarement seul. Ce qui aide le plus, c'est de faire de l'achat conforme la voie la plus simple : catalogues d'articles privilégiés, approbations rapides pour les petits achats, cartes limitées aux commerçants approuvés et communication claire sur les fournisseurs à utiliser. Une analyse des dépenses qui inclut les cartes et les notes de frais montre où se concentrent ces achats, pour concentrer l'effort là où il rapporte.
Exemple chiffré
Des fournitures de bureau, de deux façons
Une entreprise a un contrat avec un fournisseur de bureau à 22 % sous le prix courant. Une révision montre 86 000 $ par année de fournitures achetées par carte chez d'autres détaillants, à peu près au prix courant. En ajoutant le fournisseur sous contrat comme catalogue intégré au système d'achats, l'essentiel de ces achats passe sous contrat et l'entreprise économise environ 17 000 $ par année.