Cycle achat-paiement (P2P)
Le processus complet, du besoin d'acheter à la commande et à la réception, jusqu'au paiement de la facture du fournisseur.
En bref
- Il réunit l'approvisionnement et les comptes fournisseurs en un seul flux.
- Étapes types : demande, approbation, bon de commande, réception, facture, rapprochement, paiement.
- Les délais, les erreurs et la fraude surviennent surtout entre les étapes.
Le cycle achat-paiement, ou P2P (procure-to-pay), décrit le cycle complet d'achat de biens et services. Il relie le côté achats, qui décide quoi acheter et à qui, au côté comptes fournisseurs, qui vérifie et paie les factures.
Les étapes
- Besoin et demande : un employé demande un achat.
- Approbation : le responsable du budget l'approuve.
- Sélection : un fournisseur est choisi, sous contrat ou par soumission.
- Bon de commande : la commande est envoyée au fournisseur.
- Réception : les biens ou services sont reçus et consignés.
- Facture : le fournisseur facture.
- Rapprochement : la facture est comparée à la commande et à la réception.
- Paiement : la facture est payée selon ses conditions et inscrite au grand livre.
Pourquoi le voir comme un seul processus
Quand les achats et les comptes fournisseurs travaillent dans des systèmes séparés avec des objectifs séparés, les problèmes tombent entre les deux. Les bons de commande ne sont pas émis, et les factures arrivent sans rien à rapprocher. Les prix des commandes sont périmés, et chaque facture devient une anomalie. Les réceptions ne sont pas saisies, et les factures attendent. Traiter le P2P comme un seul flux, avec des données partagées de la demande au paiement, réduit ces transferts et donne une vue claire des dépenses engagées et réelles.
Tous les achats n'ont pas besoin de toutes les étapes. Les petits achats à faible risque passent souvent par carte.
Exemple chiffré
Mesurer le cycle
Un fabricant mesure son cycle P2P : 2 jours de la demande au bon de commande approuvé, 9 jours jusqu'à la livraison, puis 11 jours de la facture au paiement, dont 6 à régler des écarts causés par des prix périmés sur les bons de commande. La mise à jour des prix fournisseurs dans le système d'achats ramène le délai facture-paiement à 5 jours.