Dépense (décaissement)

Une dépense, au sens strict, est un paiement ou un engagement de payer pour quelque chose que l'entreprise acquiert : des stocks, un service, de l'équipement, un immeuble. Le mot désigne la sortie d'argent elle-même. Qu'elle touche l'état des résultats tout de suite dépend de ce qui a été acheté.

Dépense et charge

Dans la langue courante, les deux mots se confondent, mais les comptables les distinguent. La dépense, c'est l'acte de dépenser. La charge est le coût rattaché à une période, qui réduit le bénéfice de cette période. Une prime d'assurance annuelle de 12 000 $ payée en janvier est une dépense de 12 000 $ en janvier, mais en comptabilité d'exercice c'est une charge de 1 000 $ pour chaque mois couvert. D'ici là, la partie non utilisée figure au bilan comme charge payée d'avance.

Dépenses en capital et dépenses courantes

• Dépense en capital (CapEx) : l'achat de biens qui durent plus d'un an, comme un véhicule, une machine ou un ordinateur. Elle est inscrite à l'actif et passée en charge peu à peu par l'amortissement, ou par la déduction pour amortissement en fiscalité canadienne.
• Dépense courante ou d'exploitation (OpEx) : ce qui est consommé dans le cours normal des affaires, comme le loyer, les salaires, les fournitures et les abonnements. Elle passe en charge dans la période qu'elle concerne.

Les dépenses dans un budget

En finances publiques et en budgétisation, les dépenses désignent l'ensemble des sommes dépensées, passées en charge ou non : dépenses publiques, dépenses des ménages, plan de dépenses en capital. Pour une entreprise, suivre ses dépenses par rapport au budget, c'est surveiller l'argent qui sort et les engagements pris, pas seulement ce qui figure déjà à l'état des résultats. Les bons de commande et les contrats signés sont des dépenses déjà engagées.