Comptes fournisseurs

Les comptes fournisseurs ont deux sens. Au bilan, c'est le total dû aux fournisseurs pour les achats à crédit : les factures reçues et approuvées, mais pas encore payées. Dans l'entreprise, c'est aussi la fonction qui traite ces factures, de leur réception à leur paiement.

Le processus

1. Une facture arrive par courriel, par la poste, par un portail fournisseur ou un réseau de facturation électronique.
2. Elle est saisie : fournisseur, montants et taxes sont enregistrés.
3. Elle est comparée au bon de commande et à la réception s'il y en a, puis codée aux bons comptes.
4. Elle est approuvée par la personne responsable de la dépense.
5. Elle est planifiée et payée au plus tard à son échéance.

Bien gérer les comptes fournisseurs

C'est là que les contrôles comptent le plus, parce que c'est là que l'argent sort réellement de l'entreprise. C'est là qu'on attrape, ou non, les factures en double, les faux fournisseurs et les coordonnées bancaires modifiées. Les comptes fournisseurs touchent aussi la trésorerie : payer à l'échéance plutôt que le jour de réception garde l'argent plus longtemps, tandis que prendre un escompte pour paiement anticipé peut rapporter plus que de conserver les fonds.

En fin de mois, ils alimentent aussi la clôture. Les factures reçues mais pas encore saisies, et les marchandises reçues sans facture, doivent être comptabilisées en charges à payer pour que les dépenses tombent dans la bonne période.